工程檔案的管理制度【合集】

　　在充滿活力，日益開放的今天，制度對(duì)人們來說越來越重要，制度泛指以規(guī)則或運(yùn)作模式，規(guī)范個(gè)體行動(dòng)的一種社會(huì)結(jié)構(gòu)。一般制度是怎么制定的呢？下面是小編精心整理的工程檔案的管理制度，希望能夠幫助到大家。

工程檔案的管理制度1

　　第一條：工程科檔案室及檔案保管人員，負(fù)責(zé)保管本公司的工程安全技術(shù)檔案。

　　第二條：檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守、遵守紀(jì)律，具備專業(yè)知識(shí)。

　　第三條：對(duì)按規(guī)定應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的相關(guān)資料，必須按照規(guī)定定期向工程技術(shù)科或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有。

　　第四條：檔案室應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的管理制度，便于檔案的利用，配置必要的設(shè)施，確保檔案的安全，采用先進(jìn)管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

　　第五條：保密檔案的管理和利用，密級(jí)的變更和解密，必須按照國(guó)家有關(guān)保密法律和行政法規(guī)的`規(guī)定辦理。

　　第六條：堅(jiān)定檔案保存價(jià)值的原則、保管期限的標(biāo)準(zhǔn)以及銷毀檔案的程序和辦法。

工程檔案的管理制度2

　　為做好工程檔案管理工作，保證工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，特制定本制度。

　　一、工程檔案工作要與工程建設(shè)同步。

　　二、工程資料的編目必須完整，字跡清楚，內(nèi)容真實(shí)，不修正涂改，不弄虛作假，并確保及時(shí)性、連貫性。

　　三、工程項(xiàng)目建設(shè)過程中，建設(shè)、監(jiān)理、施工單位應(yīng)在各自職責(zé)范圍內(nèi)做好工程文件資料的形成積累、整理、歸檔、監(jiān)理審查和保管工作。

　　四、各參建單位必須有一位負(fù)責(zé)人分管檔案資料工作，配備檔案資料管理人員，制定管理制度，統(tǒng)一管理工程檔案資料。

　　五、工程資料簽字要齊全，禁止他人代簽或一人多簽，禁止用不確定的語言或模棱兩可的語句進(jìn)行定性評(píng)定。

　　六、做好工程聲像資料。參建單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)各自產(chǎn)生的照片、膠片、錄像等聲像材料的收集，工程建設(shè)重要階段、重大事件事故，必須要有完整的聲像材料歸檔。

　　七、施工單位隨時(shí)檢查有關(guān)檔案材料的收集和整理情況，對(duì)于各階段各類檔案達(dá)不到要求的`，要限期整改，整改后仍不合格的，施工單位不退還工程質(zhì)量保證金。

　　八、按照《工程檔案管理?xiàng)l例》及相關(guān)規(guī)范和規(guī)定進(jìn)行整理、立卷、歸檔。

工程檔案的管理制度3

　　1、項(xiàng)目設(shè)兼職資料員，負(fù)責(zé)文件的接收、發(fā)放、登記、回收等工作。由資料員負(fù)責(zé)建立項(xiàng)目的收文、發(fā)文登記。

　　2、部門使用的資料由各部門專人發(fā)放并負(fù)責(zé)保管；長(zhǎng)期保管的文件應(yīng)需交由資料員統(tǒng)一保管。

　　3、全部文件必需依照檔案管理及項(xiàng)目有關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集、發(fā)放、整理、編目和保管。

　　4、檔案、資料要保持乾凈，不允許在檔案和文件上亂涂亂寫。

　　5、存檔資料必需為原件。

　　6、涉及到經(jīng)濟(jì)方面的設(shè)計(jì)更改其它形式的文件，必需向經(jīng)營(yíng)部門供應(yīng)一份原件進(jìn)行保管。

　　7、合同文件由經(jīng)營(yíng)部門掌控、保管和發(fā)放。

　　8、不得私自借閱或讓他人任意查看，不得任意攜帶外出。對(duì)檔案文件內(nèi)容不得任意向外泄露。

　　9、對(duì)已歸檔的文件借閱時(shí)，必需辦借閱手續(xù)，限期歸還。如超過借閱時(shí)間，須重新辦理手續(xù)。

　　10、作廢文件不統(tǒng)一收回，但應(yīng)在替換文件里指明，或以通知形式告知文件持有者。

　　11、管理人員因工作調(diào)動(dòng)或其他原因不在項(xiàng)目工作時(shí)，應(yīng)有職能部門資料員收回其持有的'全部文件。

　　12、工程竣工驗(yàn)收后，項(xiàng)目應(yīng)適時(shí)將工程交工資料整理、匯總，交由武漢項(xiàng)目工程部歸檔。

工程檔案的管理制度4

　　一、目的

　　為規(guī)范公司的工程項(xiàng)目檔案管理，防范與控制合同風(fēng)險(xiǎn)，有效地保護(hù)和利用檔案，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本規(guī)定。

　　二、工程項(xiàng)目檔案歸檔范圍

　　本規(guī)定所指工程項(xiàng)目檔案是指過去和現(xiàn)在，公司在工程項(xiàng)目的開發(fā)、設(shè)計(jì)、實(shí)施、竣工等過程中形成的具有保存價(jià)值的文件、圖方案、軟件、圖錄像等。其主要包括：工程項(xiàng)目建議批文，中標(biāo)通知書，工程承包合同，合同附件，勞務(wù)分包合同，專業(yè)分包合同，采購合同，工程預(yù)（結(jié)）算書，工程設(shè)計(jì)圖紙，工程施工圖紙，往來公函，傳真，會(huì)議記錄，委托書，開工報(bào)告，請(qǐng)款報(bào)告，技術(shù)資料，主要設(shè)備材料估檢報(bào)告，施工記錄驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，竣工報(bào)告等。

　　三、檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)

　　公司指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作（即資料員），資料員負(fù)責(zé)檔案接收、收集、整理、立卷、保管、調(diào)閱等工作。其主要職責(zé)包括：

　　1、收集、整理、立卷和歸檔工程項(xiàng)目的檔案材料；

　　2、檔案材料的保管和銷毀；

　　3、檔案材料的查借閱、催還。

　　四、檔案的`立卷、收集、整理

　　1、以工程項(xiàng)目為單位，分別立卷，一項(xiàng)目一卷。

　　2、在工程項(xiàng)目的招投標(biāo)階段開始立卷，收集該項(xiàng)目有關(guān)資料歸檔管理。

　　3、各項(xiàng)目的職能人員應(yīng)將在工作過程中形成的文件資料進(jìn)行積累，整理和及時(shí)移交歸檔，移交檔案文件時(shí)，資料員必須在檔案移交清單上進(jìn)行登記（見附表一）。

　　4、在檔案的首頁設(shè)卷內(nèi)文件目錄，并填寫文件序號(hào)、編制單位、名稱、歸檔日期等信息（見附表二）。

　　5、在檔案的次頁設(shè)“合同概要”、“主要事件備要”，主要內(nèi)容包括：合同標(biāo)的價(jià)金，對(duì)方單位，聯(lián)系人，重要日期備忘，應(yīng)收工程款記錄等，該項(xiàng)工作由資料員負(fù)責(zé)，項(xiàng)目職能人員配合。

　　五、檔案的管理

　　1、對(duì)工程項(xiàng)目檔案系統(tǒng)排列編號(hào)，確定保管期限，編制檔案目錄（卡片），按一定次序排列和存放。

　　2、每年對(duì)檔案進(jìn)行一次清理。

　　3、清除不必要保存的材料。

　　4、對(duì)破損和褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。

　　六、檔案要求

　　1、文件必須為原件、正文，符合文件格式。

　　2、必須齊全完整，裝訂整齊，并適當(dāng)管理。

　　3、傳真件應(yīng)復(fù)印一份歸檔。

　　七、檔案的保管

　　1、檔案管理人員應(yīng)妥善保管，防蟲蛀，防丟失，保證檔案的安全。

　　2、所有檔案應(yīng)專柜存放，加鎖。

　　3、所有檔案不得隨意查閱、變訂，不得置于公共場(chǎng)所。

　　4、公司檔案保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長(zhǎng)。

　　八、檔案的銷毀

　　1、檔案管理人員根據(jù)檔案保管年限的規(guī)定對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，登記已失效的檔案，編制檔案銷毀清冊(cè)（見附表三）。

　　2、檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)核準(zhǔn)人批準(zhǔn)，方能銷毀失效檔案。

　　3、銷毀一般以焚燒、粉碎的方式處理，特殊銷毀方式另作說明。

　　4、銷毀時(shí)要有二人以上監(jiān)銷，并在檔案銷毀清冊(cè)上簽字。

　　5、銷毀人員應(yīng)采取嚴(yán)密管理措施，防止檔案失密和泄密。

　　九、檔案的查借閱

　　1、因工作需要查閱檔案的應(yīng)填寫好查閱申請(qǐng)單，由核準(zhǔn)人簽字同意，方可查閱（見附表四）。

　　2、確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續(xù)，經(jīng)核準(zhǔn)人簽字同意，方可帶出，用畢即歸還。

　　3、資料員對(duì)文件的查（借）閱情況要進(jìn)行登記（見附表五）。

　　4、借閱人對(duì)所借之檔案必須妥善保管，不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等等，不能隨意亂放，以免遺失。

　　5、借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報(bào)告主管及時(shí)處理。

　　6、外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)核準(zhǔn)人批準(zhǔn)后方可借閱，且不得帶離檔案室。其抄摘內(nèi)容也須核準(zhǔn)人同意且審核后才能帶出。

　　7、公司對(duì)調(diào)閱制度實(shí)行分級(jí)制度，公司可根據(jù)借閱人工作的需要及等級(jí)的評(píng)定，分別給予“原件借閱”“復(fù)印件借閱”“局部復(fù)印件借閱”。

　　十、有下列行為者，視情節(jié)輕重，給予違紀(jì)處分，若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任：

　　1、毀損、丟失或擅自銷毀檔案。

　　2、擅自向外界提供、抄摘檔案。

　　3、涂改、偽造檔案。

　　4、對(duì)檔案沒有及時(shí)上報(bào)、歸檔或管理不善，而造成公司損失。

　　5、未按手續(xù)借閱、外帶及越級(jí)借閱。

　　二00九年九月十日

工程檔案的管理制度5

　　第一條:為了加強(qiáng)對(duì)檔案的管理和收集、整理工作,有效地保護(hù)和利用檔案,為安全生產(chǎn)服務(wù),特制定本管理制度。

　　第二條:本制度所稱的檔案,是指過去的和現(xiàn)在的安全工程技術(shù)相關(guān)的對(duì)安全生產(chǎn)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

　　第三條:本企業(yè)的所有人員都有保護(hù)檔案的義務(wù)。

　　第四條:負(fù)責(zé)安全及工程技術(shù)的領(lǐng)導(dǎo),應(yīng)把檔案管理列入每年的工作計(jì)劃。

　　第五條:檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則,維護(hù)檔案完整與安全。

　　第六條:工程科主管工程技術(shù)檔案工作,對(duì)分公司的檔案工作實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃,組織協(xié)調(diào),統(tǒng)一制度,監(jiān)督和指導(dǎo)。

　　第七條:工程科檔案室及檔案保管人員,負(fù)責(zé)保管本公司的工程安全技術(shù)檔案。

　　第八條:檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守、遵守紀(jì)律,具備專業(yè)知識(shí)。

　　第九條:對(duì)按規(guī)定應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的相關(guān)資料,必須按照規(guī)定定期向工程技術(shù)科或者檔案工作人員移交,集中管理,任何個(gè)人不得據(jù)為己有。

　　第十條:檔案室應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的管理制度,便于檔案的利用,配置必要的設(shè)施,確保檔案的安全,采用先進(jìn)管理技術(shù),實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

　　第十一條:保密檔案的管理和利用,密級(jí)的.變更和解密,必須按照國(guó)家有關(guān)保密法律和行政法規(guī)的規(guī)定辦理。

　　第十二條:堅(jiān)定檔案保存價(jià)值的原則、保管期限的標(biāo)準(zhǔn)以及銷毀檔案的程序和辦法。

工程檔案的管理制度6

　　總則

　　(一)為了加強(qiáng)對(duì)工程資料的管理，完善和規(guī)范公司管理制度，特制定本規(guī)定。

　　(二)本規(guī)定適用于公司總部及項(xiàng)目部。

　　一、管理責(zé)任部門及相關(guān)人員職責(zé)

　　(一)人事行政部負(fù)責(zé)制度的推進(jìn)以及各部門檔案管理體系的建立、優(yōu)化與督察，并直接向人事行政部經(jīng)理負(fù)責(zé)。

　　(二)總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批《檔案銷毀登記表》、《文件丟失損毀報(bào)告表》。

　　(三)部門經(jīng)理負(fù)責(zé)審核本部門《檔案借閱審批表》、《檔案復(fù)制登記表》、《檔案查閱登記表》、《檔案銷毀登記表》、《文件丟失損毀報(bào)告表》，和明確相關(guān)人員負(fù)責(zé)收集保管本部門的檔案資料，對(duì)部門資料的完整性負(fù)責(zé)。

　　(四)各部門資料員/資料管理員

　　1、制度在部門的執(zhí)行;

　　2、按公司要求建立本部門的資料管理系統(tǒng)并運(yùn)作;

　　3、負(fù)責(zé)收集整理本部門形成的本制度歸檔范圍內(nèi)的文件，正規(guī)保管及利用，按期分類整理保存。

　　二、檔案分類及歸檔范圍、要求

　　(一)文書檔案

　　1.1歸檔范圍：

　　1.1.1、集團(tuán)資料

　　各類營(yíng)業(yè)證照(營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、開發(fā)資質(zhì)證書、稅務(wù)登記證、投資協(xié)議、國(guó)土成交確認(rèn)函、國(guó)土合同等

　　公司章程

　　集團(tuán)公司發(fā)來的與公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等各類正式行文

　　1.1.2、紅頭文件

　　公司下發(fā)和上報(bào)的各類正式行文

　　1.1.3、外來文件

　　各政府機(jī)關(guān)部門、協(xié)會(huì)、學(xué)會(huì)下發(fā)給公司的與工程項(xiàng)目無關(guān)的其他行政性質(zhì)的通知、邀請(qǐng)等文件

　　1.1.4、會(huì)議資料

　　會(huì)議紀(jì)要利用明源流程存檔

　　專題會(huì)會(huì)議講義

　　1.1.5、法律文件

　　合同、協(xié)議審核;

　　訴訟材料

　　1.1.6、物資采購合同

　　1.1.7、車輛資料

　　公司擁有所有權(quán)或使用權(quán)的機(jī)動(dòng)車輛的基本信息資料、證件、保險(xiǎn)單、維修記錄、事故資料

　　1.2歸檔要求：

　　1.2.1、集團(tuán)證照資料：由財(cái)務(wù)部關(guān)注各類營(yíng)業(yè)證照更新時(shí)間，保證證照及時(shí)更新，做好使用登記以及復(fù)制登記。

　　1.2.2、行政文件：紅頭文件、法律文件及外來相關(guān)文件移交行政部;車輛資料直接移交車輛管理員。

　　1.2.3、客服中心資料：法律文件、與客戶簽訂的協(xié)議原件于簽訂后3日內(nèi)移交檔案室。

　　(二)人事檔案

　　2.1、歸檔范圍

　　2.1.1勞動(dòng)合同、聘用協(xié)議;

　　2.1.2一般員工轉(zhuǎn)正、調(diào)動(dòng)、任免、離職、降職文件;

　　2.1.3職稱評(píng)定材料;

　　2.1.4面試表;

　　2.1.5勞務(wù)合同糾紛及處理材料;

　　2.1.6員工培訓(xùn)計(jì)劃、總結(jié)、方案

　　2.2、歸檔要求

　　2.2.1由人事專員保存于部門檔案柜;

　　(三)建設(shè)類檔案

　　3.1、歸檔范圍(附件：詳細(xì)列表)，集中于工程部：

　　3.1.1勘察設(shè)計(jì)、施工、工程監(jiān)理的`招投標(biāo)文件、合同(協(xié)議)。

　　3.1.2預(yù)算、結(jié)算文件：

　　3.1.3項(xiàng)目核準(zhǔn)(立項(xiàng))階段

　　3.1.4方案審查階段

　　3.1.5初設(shè)審查階段

　　3.1.6施工許可證階段

　　3.1.7預(yù)售階段

　　3.1.8竣工驗(yàn)收備案登記階段

　　3.1.9產(chǎn)權(quán)證辦理階段

　　3.2、歸檔要求

　　3.2.1政府有關(guān)部門或行業(yè)管理部門的批復(fù)、批示性文件，由報(bào)建人員取得后3日內(nèi)移交相關(guān)的管理人員。

　　3.2.2工程部檔案按項(xiàng)目的可行性研究、勘察、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收階段，在階段工作完成后及時(shí)將資料整理歸類造冊(cè)，合理保存。

　　3.2.3施工圖紙由工程部資料員按組團(tuán)保存完整，并相應(yīng)在二次深化圖及其他工程部相關(guān)圖紙上加蓋“圖紙確認(rèn)”章、在技術(shù)洽談單、變更備忘錄后附圖(變更圖紙)上加蓋“變更確認(rèn)”章。

　　3.2.4招投標(biāo)文件、合同類檔案?jìng)骱炌瓿珊�，由�?jīng)辦人移交負(fù)責(zé)人保管。

　　(四)會(huì)計(jì)檔案

　　4.1、歸檔范圍

　　4.1.1、會(huì)計(jì)憑證類:原始憑證、記賬憑證、匯總憑證;

　　4.1.2、會(huì)計(jì)賬簿類：

　　(1)總賬;

　　(2)現(xiàn)金日記賬，

　　(3)銀行存款賬、銀行明細(xì)賬;

　　(4)輔助賬簿;

　　4.1.3財(cái)務(wù)報(bào)告類：

　　(1)年度決算報(bào)表(經(jīng)會(huì)計(jì)師事務(wù)所審計(jì)后);

　　(2)月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)表;

　　(3)不定期重要一次性報(bào)表;

　　(4)審計(jì)報(bào)告;

　　(5)驗(yàn)資報(bào)告;

　　(6)資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告。

　　4.1.4其他類：

　　(1)會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè);

　　(2)銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單;

　　4.2、歸檔要求

　　4.2.1會(huì)計(jì)憑證、賬簿由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人指定人員保存于部門檔案柜，財(cái)務(wù)部相關(guān)人員應(yīng)于次月前5個(gè)工作日內(nèi)完成當(dāng)月會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)帳簿的整理和裝訂工作。;

　　4.2.2財(cái)務(wù)報(bào)告類、其他類會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人指定人員于資料產(chǎn)生后妥善保管。

　　(五)實(shí)物檔案

　　5.1、歸檔范圍：

　　5.1.1、照片、音像類

　　(1)反映公司工程建設(shè)、經(jīng)營(yíng)管理等主要職能活動(dòng)以及重要的工作成果。

　　(2)黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人及著名人物參加與集團(tuán)公司有關(guān)的重大公務(wù)活動(dòng)。

　　(3)公司組織或參與的重大外事活動(dòng)。

　　(4)記錄公司重大事件。

　　(5)與其他檔案有密切聯(lián)系(如表彰、總結(jié)大會(huì))。

　　(6)其他具有保存價(jià)值。

　　5.1.2、公司獲得的各種獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、錦旗、榮譽(yù)證書、光榮冊(cè)等

　　5.1.3、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、知名人士、有關(guān)單位贈(zèng)送給本單位的題詞、錦旗、牌匾、字畫、工藝品等

　　5.1.4、公司社會(huì)交往中獲贈(zèng)的重要紀(jì)念品、公司組織的各種重大活動(dòng)中形成的紀(jì)念品、其它有保存價(jià)值的實(shí)物

　　5.2、歸檔要求：

　　5.2.1、底片、沖洗的照片、說明一同整理和存放;數(shù)碼影像統(tǒng)一存入人事行政專員電腦專用文件夾。

　　5.2.2、其他實(shí)物檔案由各部門資料員或兼職資料員負(fù)責(zé)移交人事行政專員。

　　三、檔案移交、整理、編號(hào)

　　(一)移交

　　1.1、各部門檔案管理人員在留存蓋章檔案后，在明源上歸檔，并在相應(yīng)類別的《檔案歸檔登記表》中登記，由移交人確認(rèn)簽字。

　　1.2、各部門培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)在相關(guān)費(fèi)用報(bào)銷時(shí)，必須將有歸檔價(jià)值的文件資料向人事行政專員辦理交接手續(xù)，雙方簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部才給予核報(bào)。

　　(二)整理

　　鑒定分類→掃描成電子文件→錄入卷內(nèi)目錄→印臨時(shí)檔號(hào)→裝訂→對(duì)號(hào)裝盒→入檔案柜

　　(三)編號(hào)

　　(公司)簡(jiǎn)稱+(業(yè)務(wù)部門)簡(jiǎn)稱-檔案類別代碼(一級(jí)+二級(jí))-年度+順序號(hào);

　　四、檔案的利用

　　(一)查閱

　　1.1、查閱的授權(quán)范圍

　　(1)總經(jīng)理、人事行政部負(fù)責(zé)人有權(quán)查閱全部范圍檔案。

　　(2)部門經(jīng)理有權(quán)查閱本部門產(chǎn)生的所有檔案。

　　(3)普通員工有權(quán)查閱本部門職責(zé)范圍內(nèi)的檔案。

　　(4)跨部門檔案查閱需由主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并填寫借閱單。

　　(5)由總經(jīng)理親自密封的絕密檔案只有其本人可以取用，其他任何人未得到授權(quán)，均無權(quán)查閱該檔案。

　　1.2、檔案查閱程序要求

　　(1)權(quán)限內(nèi)的檔案查閱，由查閱人直接在檔案室進(jìn)行紙質(zhì)查閱。

　　(2)權(quán)限外的檔案查閱，由人事行政專員收到查閱者完成審批的“檔案查閱審批”流程后，引領(lǐng)查閱者在檔案室查閱相關(guān)資料，閱后即時(shí)歸還。

　　(二)借閱

　　2.1、借閱程序要求

　　(1)員工憑經(jīng)審批的《檔案借閱審批表》外借檔案原件資料;

　　(2)各部門檔案管理人員員收到借閱者完成審批的“檔案借閱審批”流程后，找出檔案原件資料，要求借閱者在《檔案查閱登記表》上簽字，備查。

　　2.2、檔案的歸還

　　(1)借出的檔案原件，檔案管理人員應(yīng)定期進(jìn)行整理和跟蹤，督促各使用人及時(shí)歸還，歸還時(shí)在《檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。

　　(2)檔案使用人歸還檔案時(shí)要保證檔案的完整性和本來面目且不應(yīng)無故扣押檔案。

　　2.3、其他規(guī)定

　　會(huì)計(jì)檔案原則上不借出。

　　(三)檔案復(fù)制

　　申請(qǐng)復(fù)制檔案者完成審批流程后，由檔案管理人員調(diào)取檔案原件進(jìn)行復(fù)制提供給查閱者。

　　五、檔案的保管

　　(一)檔案的保管期限

　　各部門的檔案管理人員根據(jù)文件材料的價(jià)值，確定其保管期限，分別劃分為永久保存、長(zhǎng)期保存兩類。

　　(二)專項(xiàng)檔案的保管規(guī)定

　　2.1、公司各部門檔案(含會(huì)計(jì)檔案)：應(yīng)指定專人保管，整理立卷，裝訂成冊(cè)，存放在專門的檔案柜內(nèi)。人事行政部每月對(duì)各部門自行保管的檔案資料進(jìn)行檢查。

　　2.2、電子版檔案的傳遞和保存

　　(1)原則上除電子設(shè)備檔案和財(cái)務(wù)憑證、報(bào)表、帳簿檔案外其他檔案必須同時(shí)保存電子版檔案。

　　(2)人事行政專員制作電子版檔案的目錄，使其與紙質(zhì)檔案的順序一一對(duì)應(yīng)，并整和在檔案管理軟件系統(tǒng)上便于調(diào)用。

　　(3)每年7月份將上年電子版檔案刻制成光盤，一式兩份。定期檢查、殺菌殺毒。

　　(三)檔案的正式裝盒、造冊(cè)

　　3.1、裝訂要求：參照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。

　　3.2、裝盒：人事行政專員于每年固定時(shí)間進(jìn)行上年檔案的正式裝盒造冊(cè)及調(diào)整工作。

　　(四)檔案的存放

　　檔案建目后應(yīng)存放在專用檔案盒內(nèi)，盒脊和面上應(yīng)清晰、牢固標(biāo)明類別、檔號(hào)、日期。每一檔案盒內(nèi)應(yīng)有卷內(nèi)目錄(分目錄)及備考表。

　　裝盒檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜內(nèi)，按照年度、類別的次序自左向右，自上而下地排列。

　　(五)檔案意外損毀的處理

　　檔案丟失或發(fā)生意外損毀時(shí)，檔案管理人員應(yīng)立即將事件情況填寫《文件丟失損毀報(bào)告表》，報(bào)部門經(jīng)理審核，總經(jīng)理審批。

　　檔案丟失、或損毀無法進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)原，借用人應(yīng)請(qǐng)有關(guān)部門協(xié)助設(shè)法重新補(bǔ)制。在進(jìn)行補(bǔ)救工作的同時(shí)，人事行政部經(jīng)理應(yīng)組織對(duì)事件發(fā)生的原因進(jìn)行調(diào)查，追究有關(guān)人員的責(zé)任。

　　六、檔案的銷毀

　　(一)目的：判定檔案價(jià)值、定期對(duì)失去保存價(jià)值的檔案銷毀。

　　(二)程序及要求

　　2.1、檔案管理人員要定期鑒別檔案價(jià)值，識(shí)別出失去保存價(jià)值及保管期屆滿的檔案，并填寫《檔案銷毀登記表》，交部門經(jīng)理及總經(jīng)理審核，經(jīng)總經(jīng)理審批同意后予以銷毀。

　　2.2、正式銷毀前檔案管理人員應(yīng)再次進(jìn)行核對(duì);銷毀時(shí)應(yīng)有檔案管理員和監(jiān)銷人同時(shí)在場(chǎng);銷毀后監(jiān)銷員在銷毀登記表上簽字確認(rèn)。

　　2.3、檔案銷毀情況應(yīng)做到及時(shí)登記。

　　(三)會(huì)計(jì)檔案的銷毀

　　3.1、會(huì)計(jì)檔案的銷毀應(yīng)由檔案室會(huì)同財(cái)務(wù)部提出銷毀意見，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。

　　3.2、總經(jīng)理在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見。

　　3.3、銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由至少兩人共同銷毀并簽字確認(rèn)。

　　3.4、監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案;銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人。

　　3.5、保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。

　　七、檔案保密制度

　　1、嚴(yán)禁將密級(jí)文件、資料帶回家或帶到公共場(chǎng)所，嚴(yán)禁在公共場(chǎng)所談?wù)撁孛苁马?xiàng)，嚴(yán)禁在私人通信、通話中泄露秘密內(nèi)容;

　　2、打印密級(jí)文件的草稿、校對(duì)稿在文件制成后均應(yīng)銷毀，各部門掌握的文件、資料由人事行政部定期回收和銷毀;

　　3、嚴(yán)禁打聽和記錄與自己工作無關(guān)的秘密，嚴(yán)禁向他人傳播自己知曉的秘密內(nèi)容;

　　4、嚴(yán)禁任何人利用工作之便或職務(wù)之便，將公司的客戶和業(yè)務(wù)自行經(jīng)辦或處理;

　　5、嚴(yán)禁任何人利用工作之便或職務(wù)之便將所掌握的業(yè)務(wù)秘密轉(zhuǎn)交給其它單位從事與本司業(yè)務(wù)相關(guān)的工作;

　　6、嚴(yán)禁與工作無關(guān)的人進(jìn)入總經(jīng)理辦公室、檔案室、財(cái)務(wù)部資料室、工程部資料室等辦公重地;

　　7、公司領(lǐng)導(dǎo)或與公司利益密切相關(guān)的人員出差的任務(wù)、去向，知情者不得向他人泄露;

　　8、對(duì)模范執(zhí)行本規(guī)定者，公司給予表彰獎(jiǎng)勵(lì);對(duì)失密、泄露者，視其情節(jié)、后果輕重公司將給予行政、經(jīng)濟(jì)處罰;對(duì)因失密、泄密觸犯國(guó)家法律者，將報(bào)送司法機(jī)關(guān)對(duì)其依法處理。

　　本辦法自頒布之日起執(zhí)行。

工程檔案的管理制度7

　　為規(guī)范公司工程檔案管理工作，根據(jù)國(guó)家、地方工程檔案管理有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我司的特點(diǎn)，制定本制度。

　　一、工程檔案的歸檔范圍及質(zhì)量要求

　　(一)工程檔案的歸檔范圍

　　對(duì)于工程建設(shè)有關(guān)的重要活動(dòng)，記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀，具有保存價(jià)值的各種載體的文件，均應(yīng)收集齊全，整理立卷后歸檔。

　　(詳附件一)

　　(二)歸檔文件的要求

　　1、歸檔的工程文件應(yīng)為原件。

　　2、工程文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰、幅面整潔。

　　3、工程文件簽字不得用鉛筆、圓珠筆等不具耐久性的書寫工具。

　　4、工程文件尺寸統(tǒng)一采用a4規(guī)格歸檔。

　　二、工程檔案的管理機(jī)構(gòu)

　　各工程部設(shè)資料員，主要負(fù)責(zé)本部門工程項(xiàng)目從工程準(zhǔn)備階段到竣工備案驗(yàn)收過程中工程建設(shè)文件的收集、整理、立卷、編目、裝訂、檔案預(yù)驗(yàn)收及移交。

　　三、工程檔案的收集、整理、立卷、編目、裝訂、歸檔、移交、

　　索引、保管、統(tǒng)計(jì)

　　(一)工程檔案的收集

　　文件形成后，文件形成責(zé)任人(經(jīng)手人)必須于當(dāng)天交一份原件給資料員，資料員收到文件后，當(dāng)天登記入盒。

　　(二)工程檔案的整理

　　按照單位工程分部、分項(xiàng)工程及文件形成的時(shí)間先后順序進(jìn)行分類排列。

　　(三)工程檔案的立卷

　　1、工程文件可劃分為工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件五部分。

　　2、工程準(zhǔn)備階段文件按建設(shè)程序組卷。

　　3、監(jiān)理文件按單位工程、分部工程組卷。

　　4、施工文件按單位工程、分部工程組卷。

　　5、竣工圖按專業(yè)組卷。

　　6、竣工驗(yàn)收文件按單位工程組卷。

　　(四)工程檔案的編目

　　1、每卷單獨(dú)編號(hào)，頁號(hào)從“1”開始，案卷不宜超過30mm；頁號(hào)編寫在單頁右下角，雙面書寫的，正面在右下角，背面在左下角，折疊后的圖紙一律在右下角。

　　2、卷內(nèi)目錄：“序號(hào)”以一份文件為單位，“責(zé)任者”填文件的直接形成單位和個(gè)人，有多個(gè)責(zé)任者的，選擇兩個(gè)主要責(zé)任者，其余用“等”代替�！拔募�編號(hào)”填寫工程文件原有的'文號(hào)或圖號(hào)；“文件題名”填寫文件標(biāo)題的名稱�！叭掌凇碧顚懳募�形成的日期。未按要求編目的，每項(xiàng)扣罰部門資料員5元。

　　(五)工程檔案的裝訂

　　案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式，文字材料必須裝訂。既有文字材料，又有圖紙的案卷應(yīng)裝訂。裝訂應(yīng)采用線繩三孔左側(cè)裝訂法。

　　(六)工程檔案的歸檔

　　1、單位工程竣工驗(yàn)收完成后30日內(nèi)，部門資料員要完成該工程檔案的歸檔工作，未按時(shí)歸檔的扣罰部門資料員5元。

　　(七)工程竣工檔案移交

　　工程竣工驗(yàn)收完成后60日內(nèi)，部門資料員將完整的工程竣工檔案一份移交給城建檔案館，一份移交給工程檔案室，未及時(shí)辦理移交的，扣罰部門資料員5元。

　　(八)工程檔案的索引

　　工程代號(hào)由集團(tuán)公司統(tǒng)一規(guī)定，檔號(hào)由工程檔案中心根據(jù)工程代號(hào)填寫。

　　案卷號(hào)如：第1卷1.1.1-1

　　專業(yè)號(hào)如：基建類1為1.1.1

　　工程代號(hào)如zz花園首期為1.1

　　樓盤代號(hào)如zz花園代號(hào)為1

　　(九)工程檔案的保管

　　工程檔案管理人員必須確保工程檔案的安全和不被流失。保持檔案室的干燥和通風(fēng)，保證工程檔案不被腐蝕。

　　(十)工程檔案的統(tǒng)計(jì)

　　工程檔案管理人員必須每月對(duì)收集、歸檔、移交、借閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，及時(shí)催促借閱到期文件的歸還。

　　四、工程檔案保管期限

　　保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期(具體詳附件一)

　　1、永久：是指工程檔案需永久保存。

　　2、長(zhǎng)期：是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命。

　　3、短期：是指工程檔案保存20年以下。

　　同一案卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該案卷保管期限應(yīng)從長(zhǎng)。

　　五、工程檔案密級(jí)

　　密級(jí)分為機(jī)密、秘密兩種。同一案卷有不同密級(jí)的文件，應(yīng)以高密級(jí)為本卷密級(jí)。

　　工程準(zhǔn)備階段文件為機(jī)密級(jí)，監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件為秘密級(jí)。

　　六、工程檔案的借閱及銷毀按照集團(tuán)公司檔案管理制度執(zhí)行。

　　本制度由部門經(jīng)理負(fù)責(zé)考核部門資料員，工程技術(shù)部經(jīng)理考核工程檔案管理室檔案員。

　　七、本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行

工程檔案的管理制度8

　　一、總則

　　第一條為了加強(qiáng)管理，完善文書檔案管理工作，使其更好地為公司的各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及省建設(shè)廳的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際，在堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理的原則基礎(chǔ)上，特制定本辦法。

　　第二條文書檔案工作是企業(yè)管理工作的組成部分，是維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作，必須高度重視。

　　二、文書的管理

　　第三條文件的傳送和借閱

　　1、上下級(jí)及平行單位對(duì)我公司發(fā)、送、報(bào)的文件，統(tǒng)一由綜合辦公室編號(hào)、登記、簽批送閱意見。各部門收到的文件也要送綜合辦公室編號(hào)、登記。

　　2、傳閱的文件由文書負(fù)責(zé)傳遞，一般文件要在三天內(nèi)傳閱完畢，急件要在一天內(nèi)傳閱完畢。

　　3、凡領(lǐng)導(dǎo)批辦的文件，承辦單位和承辦人應(yīng)按期辦理完畢，將辦理結(jié)果填寫后及時(shí)歸還。

　　4、因工作需要借閱的文件，辦理借閱手續(xù)后一周內(nèi)歸還，閱文時(shí)不得在文件上涂抹、寫字、作標(biāo)記。查閱有關(guān)秘密文件，必須經(jīng)總經(jīng)理審批，否則不外借。

　　三、檔案的管理

　　第四條由綜合辦公室設(shè)專人負(fù)責(zé)文件、資料的歸檔、管理及利用。

　　第五條文件、資料的歸檔范圍：上級(jí)文件、公司所發(fā)文件、業(yè)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表、原始憑證、各類合同、協(xié)議、預(yù)決算成果報(bào)告書、照片、圖像、聲像、證書、實(shí)物、公司人員外出考察、學(xué)習(xí)、開會(huì)的'材料及其它有保存價(jià)值的資料。

　　第六條對(duì)接收的檔案資料，管理人員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行加工、整理、選冊(cè)、分類、排架等科學(xué)化管理，統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)，統(tǒng)一建檔。

　　第七條按公司檔案形成規(guī)律編制總賬、分類目錄、底圖目錄和其它必須的檢索工具，加蓋檔案專用章。檔案分為短期（五年）、中期（十五年）、長(zhǎng)期三種。

　　第八條各部門應(yīng)積極協(xié)助檔案管理人員做好相關(guān)檔案的收集、整理工作，將簽訂項(xiàng)目的合同、協(xié)議書及成果報(bào)告書等資料交綜合辦公室檔案管理人員歸檔，任何部門或個(gè)人不得長(zhǎng)期保存應(yīng)歸檔材料，因拒絕交檔案給公司造成直接或間接經(jīng)濟(jì)損失的，由所在部門或個(gè)人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。同時(shí)，各部門應(yīng)建立項(xiàng)目檔案光盤管理制度，便于查閱。

　　第九條檔案管理應(yīng)符合檔案保護(hù)技術(shù)要求，認(rèn)真做好防盜、防火、防塵等預(yù)防工作。

　　第十條檔案管理人員職責(zé)：

　　1、樹立良好的職業(yè)道德，忠于職守，不斷提高專業(yè)知識(shí)及業(yè)務(wù)水平，認(rèn)真負(fù)責(zé)的做好檔案管理工作。

　　2、積極主動(dòng)的為公司各部門提供服務(wù)，充分實(shí)現(xiàn)檔案的實(shí)用價(jià)值，提高檔案的利用率。

　　3、嚴(yán)格遵守保密制度及檔案管理有關(guān)規(guī)定，嚴(yán)格查（借）閱手續(xù)，提高警惕，嚴(yán)防檔案泄密或丟失。

　　四、檔案的形成與歸還時(shí)間

　　第十條文件材料的歸檔要求：

　　1、必須完整準(zhǔn)確。

　　2、所用紙張必須符合國(guó)標(biāo)、部標(biāo)規(guī)定。

　　3、字跡工整、嚴(yán)禁草體、錯(cuò)別字。

　　4、必須按一定的程序進(jìn)行審批。

　　第十一條文件材料的歸檔時(shí)間：

　　1、當(dāng)年的外來文件及公司制發(fā)文件，在該年底整理歸檔。

　　2、財(cái)務(wù)憑證材料，每年整理歸檔一次。

　　3、各類合同、協(xié)議、預(yù)、決算成果報(bào)告書，在合同執(zhí)行結(jié)束后即整理歸檔。合同、協(xié)議、委托方提供的技術(shù)資料裝訂成冊(cè)；成果文件保存書面資料一套，電子版文件刻錄光盤一套，計(jì)算書手稿裝訂成冊(cè)，計(jì)算、校對(duì)、審核人員簽字齊全。

　　4、照片、圖像、聲像、證書、實(shí)物及中心人員外出考察、學(xué)習(xí)、開會(huì)帶回的材料應(yīng)及時(shí)整理歸檔。

　　第十二條檔案借閱的規(guī)定：

　　1、凡公司員工均可借閱本人職責(zé)范圍內(nèi)的檔案材料，如超越本人職責(zé)范圍，需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。

　　2、查閱檔案必須登記，由分管綜合辦公室主任簽字，寫明要查閱的檔案卷號(hào)名稱及用途。

　　3、查檔人員與檔案員應(yīng)對(duì)所查閱的檔案進(jìn)行認(rèn)真清點(diǎn)，當(dāng)面核對(duì)，歸還時(shí)也應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)破損或缺頁時(shí)，要落實(shí)責(zé)任，報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)，及時(shí)處理。

　　4、查檔人需長(zhǎng)期使用檔案時(shí)，需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，予以復(fù)印。

　　五、附則

　　第十二條本管理制度在執(zhí)行過程中可根據(jù)公司發(fā)展的實(shí)際情況，通過股東會(huì)議予以修訂。

　　第十三條本管理制度自頒布之日起執(zhí)行。

　　六、保密制度措施

　　第1條為保證本公司執(zhí)業(yè)信譽(yù)，在公眾中樹立良好的職業(yè)形象，維護(hù)客戶和本公司的利益，根據(jù)《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》及國(guó)家有關(guān)法律、行政規(guī)章、部門規(guī)章、規(guī)范化文件，結(jié)合我公司實(shí)際情況，制定如下制度。

　　第2條本公司工程造價(jià)咨詢?nèi)藛T均應(yīng)遵守執(zhí)行本制度。

　　第3條工程造價(jià)咨詢項(xiàng)目的清查、核實(shí)、審計(jì)、估算階段完成以后，各工程造價(jià)咨詢成員的工作底稿、有關(guān)的數(shù)據(jù)資料，應(yīng)無保留地交與報(bào)告復(fù)核人。報(bào)告復(fù)核人應(yīng)將工程造價(jià)咨詢報(bào)告及咨詢業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的所有原始資料整理后，交與項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。工程造價(jià)咨詢報(bào)告及所有工作底稿經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審查后，再由報(bào)告復(fù)核人整理歸檔，未歸檔的資料及時(shí)銷毀。

　　第4條工程造價(jià)咨詢?nèi)藛T除非得到客戶的書面許可或依法律、法規(guī)要求公布的，不得將任何資料和情況提供或泄露給第三者。

　　第5條工程造價(jià)咨詢?nèi)藛T不得在公共場(chǎng)所和家屬、子女、親友及任何第三者面前談?wù)撆c工程造價(jià)咨詢項(xiàng)目有關(guān)的情況。

　　第6條工程造價(jià)咨詢?nèi)藛T不得攜帶工程造價(jià)相關(guān)資料游覽、參觀、探親、訪友，不得在公共場(chǎng)所展示客戶資料。

　　第7條工程造價(jià)咨詢?nèi)藛T不得在不利于保密的地方存放和使用有關(guān)工程造價(jià)咨詢資料。

　　第8條工程造價(jià)咨詢?nèi)藛T不得泄露本公司的工作方針、經(jīng)營(yíng)原則、發(fā)展規(guī)劃及有關(guān)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和內(nèi)部掌握的政策和策略。

　　第9條工程造價(jià)咨詢?nèi)藛T未經(jīng)同意不得將未完成的工程造價(jià)咨詢工作帶回家作業(yè)。

　　第10條工程造價(jià)咨詢?nèi)藛T不得擅自將本公司工程造價(jià)咨詢依據(jù)資料外借。

　　第11條工程造價(jià)咨詢?nèi)藛T查閱有關(guān)的工程造價(jià)咨詢檔案，須經(jīng)本公司業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人同意辦理相關(guān)手續(xù)后方可查閱。

　　第12條工程造價(jià)咨詢?nèi)藛T不得泄露本公司開發(fā)重要社會(huì)活動(dòng)的情況。

　　第13條工程造價(jià)咨詢?nèi)藛T除非接受有關(guān)主管部門或協(xié)會(huì)檢查不得將本公司的造價(jià)管理制度、操作規(guī)范、工作底稿范本等科研成果提供或泄露給本公司以外的單位或個(gè)人；在與同行經(jīng)驗(yàn)交流，或向公開媒體投稿時(shí)應(yīng)就披露的內(nèi)容事先征得負(fù)責(zé)人書面同意，除工作需要，不得將上述資料私自帶出公司，不得擅自復(fù)制、抄錄。

工程檔案的管理制度9

　　一、工程項(xiàng)目文件的收集標(biāo)準(zhǔn)

　　1、工程項(xiàng)目文件的形成和積累項(xiàng)目文件產(chǎn)生于項(xiàng)目建設(shè)全過程。其形成、積累和管理項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃和有關(guān)部門及人員的職責(zé)范圍、工作標(biāo)準(zhǔn)或崗位責(zé)任制.并有相應(yīng)的檢查、控制及考核措施。

　　2、項(xiàng)目建設(shè)各階段文件的收集及其責(zé)任

　　（1）、項(xiàng)目準(zhǔn)備階段建設(shè)單位各機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)收集、積累和整理項(xiàng)目前期文件以及設(shè)備，工藝和涉外文件，設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)收集、積累勘查設(shè)計(jì)文件，并按規(guī)定向建設(shè)單位提交有關(guān)設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料和設(shè)計(jì)文件。

　　（2）、項(xiàng)目施工階段項(xiàng)目實(shí)行承包的。由承包單位負(fù)責(zé)其分包項(xiàng)目全部文件的收集、積累、整理，并提交承包單位匯總；

　　由建設(shè)單位分別向承包單位收集、積累其承包項(xiàng)目的全部文件；項(xiàng)目監(jiān)理單位負(fù)責(zé)收集,積累項(xiàng)目監(jiān)理性文件。建設(shè)單位委托的項(xiàng)目監(jiān)理單位負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查項(xiàng)目建設(shè)中文件收集、積累和完整、準(zhǔn)確系統(tǒng)情況、審核，簽認(rèn)竣工文件。并向建設(shè)單位提交有關(guān)專項(xiàng)報(bào)告、驗(yàn)證材料及其他監(jiān)理文件。

　�。�3）、項(xiàng)目試運(yùn)行階段試運(yùn)行單位負(fù)責(zé)收集、積累在生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備試運(yùn)行中形成的文件：項(xiàng)目器材供應(yīng)管理單位或部門應(yīng)負(fù)責(zé)收集、積累所承擔(dān)項(xiàng)目的器材供應(yīng)、管理中形成的有關(guān)文件資料.

　　3、收集范圍

　�。�1）、反映與項(xiàng)目有關(guān)的重要職能活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的各種載體的文件,應(yīng)收集齊全，規(guī)入建設(shè)項(xiàng)目檔案.

　�。�2）、項(xiàng)目文件歸檔范圍和保管期根據(jù)項(xiàng)目要求而定。

　　4、收集時(shí)間各類文件應(yīng)按文件形成的先后順序或項(xiàng)目完成情況及時(shí)收集:引進(jìn)技術(shù)、設(shè)備文件應(yīng)首先由建設(shè)單位或接受委托的承包單位登記、歸檔、再行譯校、復(fù)(完整word版)項(xiàng)目工程質(zhì)量檔案管理制度

　　印和分發(fā)使用.

　　5、項(xiàng)目文件質(zhì)量要求

　　(1）、字跡清楚，圖樣清晰。圖表整潔、簽字手續(xù)完備。

　�。�2)、需永久、長(zhǎng)期保存的文件不應(yīng)用易褪色的.書寫材料(如：紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等)書寫、繪制。

　�。�3)、復(fù)印、打印文件及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固程度應(yīng)符合設(shè)計(jì)標(biāo)定質(zhì)量的要求。

　�。�4）、錄音、錄像文件應(yīng)保證載體的有效性。

　�。�5)、長(zhǎng)期存儲(chǔ)的電子文件應(yīng)使用不可擦除型光盤。

　　二、項(xiàng)目文件的整理與歸檔標(biāo)準(zhǔn)

　　1、項(xiàng)目文件的整理

　�。�1)、建設(shè)項(xiàng)目所形成的全部項(xiàng)目文件在歸檔前應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定,并按檔案管理的要求，形成文件形式進(jìn)行整理。

　　(2)、建設(shè)單位各機(jī)構(gòu)形成或收到的有關(guān)建設(shè)項(xiàng)目的前期文件、設(shè)備技術(shù)文件、竣工試運(yùn)行文件及驗(yàn)收文件，應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)、內(nèi)容分別按年度、項(xiàng)目的單項(xiàng)或單位工程整理

　　（3)、勘查、設(shè)計(jì)單位形成的基礎(chǔ)材料和項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件，應(yīng)按項(xiàng)目或?qū)�業(yè)整理.

　�。�4）、施工技術(shù)文件應(yīng)按單項(xiàng)工程的專業(yè),階段整理;檢查驗(yàn)收記錄、質(zhì)量評(píng)定及監(jiān)理文件按單位工程整理.

　　2、項(xiàng)目文件的歸檔組卷

　�。�1)、組卷要遵循項(xiàng)目文件的形成規(guī)律和成套性特點(diǎn)，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系；分類科學(xué),組卷合理；法律性文件手續(xù)齊備，符合檔案管理要求.

　�。�2)、項(xiàng)目施工文件按單項(xiàng)工程、單位工程或安裝、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷:項(xiàng)目(完整word版)項(xiàng)目工程質(zhì)量檔案管理制度

　　竣工圖按建筑、建設(shè)、、結(jié)構(gòu)等順序組卷；設(shè)備文件按專業(yè)、臺(tái)件等組卷；管理性文件按問題、時(shí)間或項(xiàng)目依據(jù)性、基礎(chǔ)性、竣工驗(yàn)收文件組卷；監(jiān)理文件按文種組卷;原材料試驗(yàn)按單項(xiàng)工程、單位工程組卷。

　�。�3）、案卷及卷內(nèi)文件不重份；

　　同一卷內(nèi)有不同保管期限的文件。該卷保管期限從長(zhǎng)。

　　3、案卷與卷內(nèi)文件的排列

　�。�1）、管理性文件按問題、時(shí)間或重要程度排列歸檔。

　�。�2)、施工文件按管理、依據(jù)、建筑、安裝、檢測(cè)試驗(yàn)記錄、評(píng)定、驗(yàn)收排列.

　�。�3）、設(shè)備設(shè)施文件，按依據(jù)性、開箱驗(yàn)收、隨機(jī)圖樣、安裝調(diào)試和運(yùn)行維修等順序排列歸檔.

　　（4）、竣工圖按專業(yè)、圖號(hào)排列歸檔。

　　（5）、卷內(nèi)文件一般文字在前，圖樣在后；

　　譯文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定（草)稿在后。

　　4、聲像材料整理

　　聲像材料整理時(shí)應(yīng)附文字說明.對(duì)事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、作者等內(nèi)容進(jìn)行著錄.

　　5、項(xiàng)目文件的歸檔

　�。�1)、建設(shè)單位各機(jī)構(gòu)、各施工承包單位、監(jiān)理單位應(yīng)在建設(shè)項(xiàng)目完成后，將經(jīng)整理，編目后所形成的項(xiàng)目文件按規(guī)定的要求,向建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)歸檔。

　�。�2）、根據(jù)基本建設(shè)程序和項(xiàng)目特點(diǎn),歸檔可按階段分期進(jìn)行，也可在單項(xiàng)工程或單位工程完成并通過竣工驗(yàn)收后于竣工驗(yàn)收文件一并歸檔。

　　(3）、歸檔文件應(yīng)完整、成套、系統(tǒng)。應(yīng)記述和反應(yīng)建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工及竣工驗(yàn)收的全過程；真實(shí)記錄和準(zhǔn)確反應(yīng)項(xiàng)目建設(shè)過程和竣工的實(shí)際情況，圖物(完整word版)項(xiàng)目工程質(zhì)量檔案管理制度相符，技術(shù)數(shù)據(jù)可靠、簽字手續(xù)完備;文件質(zhì)量應(yīng)符合項(xiàng)目文件質(zhì)量要求的規(guī)定。

　�。�4）、設(shè)計(jì)、施工單位需向本礦歸檔的文件，應(yīng)按國(guó)家有關(guān)檔案管理的規(guī)定的要求單獨(dú)立卷歸檔。

　　6、項(xiàng)目文件的歸檔審查施工單位在項(xiàng)目竣工文件收集，編制和整理后,應(yīng)依次由竣工文件的編制方、質(zhì)監(jiān)部門、監(jiān)理部門對(duì)文件的完整、準(zhǔn)確情況和案卷質(zhì)量進(jìn)行審查或三方會(huì)審,經(jīng)建設(shè)單位確認(rèn)并辦理交接手續(xù)后連同審查記錄全部交建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)。

　　7、項(xiàng)目文件的歸檔時(shí)間

　�。�1）、除受委托進(jìn)行項(xiàng)目檔案匯總整理外，各施工承包單位應(yīng)在項(xiàng)目實(shí)體完成后三個(gè)月內(nèi)將項(xiàng)目所有文件、措施、方案、各種檢驗(yàn)報(bào)告、測(cè)試報(bào)告等向建設(shè)單位歸檔；

　　有尾工的應(yīng)在尾工完成后及時(shí)歸檔。即:在其項(xiàng)目鑒定、竣工后或財(cái)務(wù)決算后三個(gè)月內(nèi)歸檔，周期長(zhǎng)的可分階段、單項(xiàng)歸檔。

　　(2)、購置的設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料在開箱設(shè)備驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記，安裝調(diào)試后歸檔，任務(wù)結(jié)束后一周內(nèi)向上級(jí)檔案室移交（如：生產(chǎn)產(chǎn)家、產(chǎn)品合格證、說明書等相關(guān)資料)。

　　（3）、電子文件的歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間一致。

　　(4）、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔（一周內(nèi)）.

　　三、下列文件材料應(yīng)隨時(shí)歸檔:

　　1、變更文件、修改、補(bǔ)充措施、方案等的文件材料隨時(shí)歸檔；

　　2、礦內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門或個(gè)人手中的文件材料；

　　3、礦產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的文件材料;

　　4、其他臨時(shí)活動(dòng)形成的文件材料。

　　項(xiàng)目工程質(zhì)量檔案管理制度

　　四、項(xiàng)目檔案的整理與移交標(biāo)準(zhǔn)

　　1、項(xiàng)目檔案的整理

　　全部項(xiàng)目檔案的匯總整理應(yīng)由施工單位負(fù)責(zé)進(jìn)行或組織，其內(nèi)容包括：

　�。�1）、根據(jù)專業(yè)主管部門的建設(shè)項(xiàng)目檔案分類編號(hào)規(guī)則以及項(xiàng)目的實(shí)際情況，設(shè)計(jì)、制定統(tǒng)一的項(xiàng)目檔案分類編號(hào)體系.單項(xiàng)項(xiàng)目直接按單項(xiàng)項(xiàng)目整理；

　　專項(xiàng)按照專項(xiàng)分類；大中型項(xiàng)目按工程或類別分類。

　�。�2）、依據(jù)項(xiàng)目檔案分類編號(hào)體系對(duì)全部項(xiàng)目檔案進(jìn)行統(tǒng)一的分類和編號(hào)；

　　建設(shè)使用單位需要按企業(yè)檔案統(tǒng)一進(jìn)行分類和編號(hào)的。

　�。�3）、對(duì)全部項(xiàng)目檔案進(jìn)行清點(diǎn)、編目,并編制項(xiàng)目檔案案卷目錄及檔案整理情況說明.

　　（4）、負(fù)責(zé)貫徹實(shí)行國(guó)家及本行業(yè)的技術(shù)規(guī)范及各種技術(shù)文件表格

　　2、項(xiàng)目檔案的移交

　�。�1）、項(xiàng)目檔案驗(yàn)收合格后，施工方應(yīng)按規(guī)定的要求，在項(xiàng)目正式通過竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)，向建設(shè)使用單位辦理檔案移交。凡是分期或分項(xiàng)的項(xiàng)目，應(yīng)在每期或每項(xiàng)正是通過驗(yàn)收后辦理檔案移交。

　　(2)、施工單位與監(jiān)理單位、建設(shè)使用單位及其它有關(guān)單位應(yīng)辦理項(xiàng)目檔案移交手續(xù)，明確檔案移交的內(nèi)容、項(xiàng)目、工程量及工程驗(yàn)收情況說明等，并有完備的清點(diǎn)、簽字等交接手續(xù)。

工程檔案的管理制度10

　　1、學(xué)校營(yíng)養(yǎng)餐工作文件，由負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作的老師管理。

　　2、上級(jí)部門下發(fā)的關(guān)于營(yíng)養(yǎng)餐的文件、通知、通告、講話、檢查記錄、整改意見、措施等必須存檔備查。

　　3、學(xué)校制定的各種營(yíng)養(yǎng)餐管理制度、突發(fā)安全事故應(yīng)急預(yù)案及組織領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)等材料應(yīng)裝訂成冊(cè)并歸檔。

　　4、學(xué)校接收、發(fā)放營(yíng)養(yǎng)餐情況等材料必須及時(shí)歸檔，按自然月份存放。

　　5、對(duì)于突發(fā)事故，應(yīng)同步介入收集相關(guān)材料歸檔備查。

　　6、學(xué)校營(yíng)養(yǎng)餐工作檔案實(shí)行登記制度，按檔案管理規(guī)定執(zhí)行。

　　7、管理人員隨時(shí)做好營(yíng)養(yǎng)餐工作檔案的保管工作，注意防盜、防火、防丟失。

　　8、管理人員隨時(shí)注意收集整理營(yíng)養(yǎng)餐工程材料并及時(shí)歸檔。若發(fā)生遺漏和失誤要追究管理者的責(zé)任。

　　9、檔案的資料必須真實(shí)、準(zhǔn)確，為各級(jí)主管部門檢查營(yíng)養(yǎng)餐工程落實(shí)情況提供詳實(shí)的'資料依據(jù)。

　　10、借閱檔案須經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)同意，并辦理借閱登記手續(xù)，借閱人要愛護(hù)檔案原件，用后及時(shí)歸還。

工程檔案的管理制度11

　　檔案管理作為物業(yè)管理的重要組成部分，應(yīng)嚴(yán)格重視。切勿丟失、泄密，以確保工作的有序正常進(jìn)行。

　　1.所有文檔實(shí)行統(tǒng)一管理，并指派專人負(fù)責(zé);

　　2.所有收、發(fā)文件由專人統(tǒng)一登記，文件傳閱后應(yīng)及時(shí)歸檔，其他人員不得擅自處理;

　　3.對(duì)性質(zhì)不同的文件，實(shí)行分類立卷保管，以便日后查找;

　　4.對(duì)于客人檔案應(yīng)建立詳細(xì)檔案，未經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)同意，不得擅自將客人資料告知他人;

　　5.所有文件作到不泄密、不失密，定期檢查所有文件;

　　6.對(duì)欲銷毀文件必須經(jīng)過部門經(jīng)理批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀工作，嚴(yán)禁向廢品回收站出售。

工程檔案的.管理制度12

　　目的：確保園區(qū)原始資料的完整

　　政策：設(shè)備及資料的建檔工作，是小區(qū)搞好工程管理的一項(xiàng)十分重要的工作。

　　程序：

　　(1)建檔是匯集和積累設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)的最基本工作。

　　(2)檔案是提供分析研究設(shè)備在使用期的改進(jìn)措施的資料來源。

　　(3)研究分析資料可探索管理和檢修的規(guī)律，增加對(duì)設(shè)備的認(rèn)識(shí)和了解，提高維修和管理水平。

　　(4)檔案是反饋設(shè)備制造質(zhì)量和管理質(zhì)量信息的重要依據(jù)。

　　(5)設(shè)備檔案，應(yīng)填寫設(shè)備名稱、編號(hào)、型號(hào)、安裝地點(diǎn)、制造廠，供應(yīng)商、聯(lián)系電話、地址、設(shè)備的主要數(shù)據(jù)，其他數(shù)據(jù)、備件存放地點(diǎn)、維護(hù)保養(yǎng)要點(diǎn)，檢修時(shí)間及內(nèi)容、事故分析等項(xiàng)。認(rèn)真詳細(xì)做好工作，將對(duì)今后的`故障維修、制定設(shè)備的預(yù)防性維修計(jì)劃及制定巡回檢查帶來許多方便。

　　(6)為使檔案成為活的資料，要不斷豐富檔案的內(nèi)容，使之成為小區(qū)的重要財(cái)富，檔案管理作業(yè)程序可依如下10個(gè)步驟：

　　①點(diǎn)數(shù)

　�、诘怯�

　　③整理

　�、芊诸�

　�、萘�案

　�、蘧幠�

　�、叩洳�

　�、喾雷o(hù)

　　⑨應(yīng)用

　�、舛ㄆ谇謇怼�

工程檔案的管理制度13

　　1、目的

　　規(guī)范圖紙資料收發(fā)、借閱、保管制度。

　　2、適用范圍

　　本程序適用于公司工程項(xiàng)目開發(fā)施工期間和竣工后的圖紙資料管理。

　　3、引用文件

　　無

　　4、定義

　　本程序所述“圖紙資料”是指工程項(xiàng)目開發(fā)施工期間的各類設(shè)計(jì)圖紙（含電子文件、效果圖等）、設(shè)計(jì)變更通知及其它有關(guān)工程項(xiàng)目方面的文件資料。

　　5、職責(zé)

　　5.1行政部負(fù)責(zé)審批機(jī)密圖紙資料的借閱；

　　5.2工程部經(jīng)理負(fù)責(zé)簽發(fā)施工圖及變更通知，并對(duì)常規(guī)文件擬定發(fā)放清單。

　　5.3工程部負(fù)責(zé)圖紙資料的收發(fā)、編號(hào)、登記、復(fù)印、蓋章、歸檔保存和借閱管理，并負(fù)責(zé)定期清理工程檔案，按要求及時(shí)移交公司總部檔案室存檔。

　　6、程序

　　6.1圖紙資料的發(fā)送、登記、歸檔

　　6.1.1工程部調(diào)查地產(chǎn)窗口各部門所需圖紙資料的數(shù)量，填寫《圖紙資料發(fā)放清單》，交工程部經(jīng)理審核簽字。

　　6.1.2工程部將圖紙資料按審核后的《圖紙資料發(fā)放清單》及規(guī)定的《工程設(shè)計(jì)變更圖紙編號(hào)表》（由工程部人員制定）編號(hào)、蓋出圖章、復(fù)印后發(fā)放，同時(shí)填好《發(fā)文記錄表》。

　　6.1.3凡是工程部發(fā)送的圖紙資料，必須留一份連同《圖紙資料發(fā)放清單》原件存檔。

　　6.1.4工程部至少每六個(gè)月清理一次工程檔案，對(duì)已竣工項(xiàng)目的工程檔案，填寫《文件移交單》)移交公司總部檔案室檔案員歸檔。

　　6.1.5工程部在進(jìn)行圖紙資料管理時(shí)，應(yīng)按工程所在區(qū)域分類，如“書香桃苑一期”，再于同一地域的圖紙資料中按建筑、結(jié)構(gòu)、電氣等專業(yè)分類集中保存。

　　6.1.6工程部對(duì)庫存的有關(guān)資料進(jìn)行編目，填寫《工程資料一覽表》，以便進(jìn)行統(tǒng)一的'歸檔管理。

　　6.1.7工程部所存資料以簡(jiǎn)單、易查為原則進(jìn)行有關(guān)資料的標(biāo)識(shí)登錄，以方便查詢資料達(dá)到快捷目的。 6.2圖紙資料密級(jí)的確定

　　6.2.1圖紙資料密級(jí)由工程部經(jīng)理確定，并在《圖紙資料發(fā)放清單》中注明。

　　6.2.2密級(jí)分機(jī)密和非機(jī)密兩類。

　　6.3圖紙資料的借閱

　　6.3.1相關(guān)部門借閱非機(jī)密圖紙資料時(shí)，由工程部填寫《圖紙資料借閱登記表》，并須由借閱人簽名。到期歸還時(shí)，須簽名確認(rèn)。

　　6.3.2借閱時(shí)間超過三十天者，須由部門負(fù)責(zé)人在《圖紙資料借閱登記表》上簽署意見，方可辦理借閱手續(xù)。

　　6.3.3機(jī)密資料通常不予借閱，如確因工作需要，須由借閱人填寫《工作傳簽單》報(bào)主管副總經(jīng)理審批同意，再按6.3.1～6.3.2辦理借閱手續(xù)。

　　7、記錄

　　《圖紙發(fā)送登記表》、《發(fā)文記錄表》、《文件移交單》、《圖紙資料發(fā)放清單》、《工程資料一覽表》和《圖紙資料借閱登記表》由工程部資料員保存三年。

工程檔案的管理制度14

　　1．總則

　　1.1為確保工程檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，確保檔案案卷合格率，使工程檔案管理順利達(dá)到《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》的要求，特制定本制度。

　　1.2基本建設(shè)工程檔案資料是指在整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目,從醞釀、決策到建成投產(chǎn)的過程中形成的有歸檔保存價(jià)值的文件資料,包括項(xiàng)目的提出、調(diào)研、可行性研究、評(píng)估、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、竣工等工作活動(dòng)中形成的文字材料、圖紙、圖表和其它載體的材料。

　　1.3基本建設(shè)工程檔案資料是國(guó)家、企業(yè)的寶貴財(cái)富，是勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工和管理人員的勞動(dòng)結(jié)晶。依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》，各級(jí)人員做好文件材料的立卷歸檔工作是各自的義務(wù)和崗位職責(zé)，各級(jí)人員應(yīng)對(duì)自己負(fù)責(zé)的項(xiàng)目所形成的、具有保存價(jià)值的文件材料，認(rèn)真做好立卷歸檔工作，并確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性。

　　2工程檔案管理制度

　　2.1檔案資料管理

　　2.1.1工程檔案資料工作是工程建設(shè)過程的一部分，應(yīng)納入建設(shè)全過程管理并與工程建設(shè)同步。行政部集中統(tǒng)一管理本工程全過程的技術(shù)檔案資料，對(duì)工程文件材料的形成、積累、收集、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查，并負(fù)責(zé)工程技術(shù)檔案資料的接收和移交。

　　2.1.2工程建設(shè)中，各種技術(shù)資料交由行政部統(tǒng)一管理發(fā)放，各有關(guān)部門和單位指定專人辦進(jìn)領(lǐng)用手續(xù)。

　　2.1.3設(shè)備到貨后，由技術(shù)部匯同有關(guān)部門開箱驗(yàn)收后，設(shè)備資料（歸檔的發(fā)給施工單位的）統(tǒng)交行政部統(tǒng)一管理，造冊(cè)登記并建立收發(fā)明細(xì)帳。各單項(xiàng)工程總體驗(yàn)收由技術(shù)部對(duì)其各種技術(shù)文件和竣工資料進(jìn)行查驗(yàn)，各項(xiàng)工程竣工決算的'最后付款必須由技術(shù)部對(duì)竣工資料簽收合格后支付。

　　2.1.4購置技術(shù)資料、圖書、標(biāo)準(zhǔn)由行政部門統(tǒng)一申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后按計(jì)劃辦理，或委托有關(guān)部門自行辦理。凡購置技術(shù)資料、圖書、標(biāo)準(zhǔn)的報(bào)銷憑證，一律由檔案室簽收后方可辦理報(bào)銷手續(xù)。

　　2．2歸檔文件的質(zhì)量規(guī)定

　　2.2.1凡合同、協(xié)議等文件材料均應(yīng)為正本（即必須有各方代表符合規(guī)定的親筆簽名，有單位蓋章欄目的還必須加蓋單位公章歸檔，簽字方不能用副本或復(fù)印件歸檔）。

　　2.2.2施工技術(shù)記錄、工程簽證單、試運(yùn)記錄、設(shè)計(jì)修改通知單（含工程聯(lián)系單）等表格和數(shù)據(jù)均應(yīng)用70g以上的白色書寫材料書寫并原件（如表式為復(fù)印件，數(shù)據(jù)雖用合格材料書寫也不能作為原件；驗(yàn)收簽證單中的各方人員必須簽名齊全，不能以蓋章或打印件代替簽名）歸檔。

　　2.2.3調(diào)試措施，方案和報(bào)告等均應(yīng)為油印件或激光打印機(jī)打印件，不能用復(fù)印件或普通色帶打印件，以保證字跡的耐久性。

　　2.2.4主送和抄送本單位的文件材料均應(yīng)以紅頭文件（不能用復(fù)印件）歸檔。2.2.5書寫規(guī)定

　　A）書寫字跡工整，圖樣清晰。

　　B）書寫墨水應(yīng)為碳素墨水，嚴(yán)禁用圓珠筆或鉛筆書寫。

　　C）文件書寫格式應(yīng)用橫行排列，文件段落，章節(jié)編排，按有關(guān)文件編寫要求；漢字簡(jiǎn)化應(yīng)符合國(guó)家頒發(fā)的有關(guān)規(guī)定。

　　3工程文件收發(fā)及管理規(guī)定

　　為加強(qiáng)工程文件收發(fā)管理，理順傳遞關(guān)系，并按工程進(jìn)度作好工程文件的提供利用，特制定本制度。

　　3.1工程文件接收

　　3.1.1各單位提供給技術(shù)部的工程文件（工程技術(shù)文件、圖紙資料）由行政部統(tǒng)一接收；上級(jí)黨政主管機(jī)關(guān)所發(fā)的行政及黨務(wù)方面的文件也由行政部統(tǒng)一接收。

　　3.1.2技術(shù)部其它部門或個(gè)人從外單位帶回或通過其它途徑收到的工程文件，一律交行政部。

　　3.1.3設(shè)備文件，技術(shù)部匯同有關(guān)部門對(duì)設(shè)備開箱驗(yàn)收后，及時(shí)將設(shè)備資料立卷歸檔；設(shè)備文件資料由行政部統(tǒng)一歸口發(fā)放給有關(guān)單位。

　　3.1.4技術(shù)部對(duì)接收的工程文件資料，必須進(jìn)行數(shù)量和外觀質(zhì)量檢查，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)通知寄發(fā)單位補(bǔ)發(fā)。

　　3.1.5登記完畢的工程文件，應(yīng)及時(shí)予以處理，在保證歸檔份數(shù)后，應(yīng)按技術(shù)部領(lǐng)導(dǎo)審定的工程文件及時(shí)分發(fā)給有關(guān)單位和部門。

　　3.1.6對(duì)接收的密級(jí)文件資料，要嚴(yán)格按保密規(guī)定妥善收存，并認(rèn)真執(zhí)行密級(jí)文件資料的借閱規(guī)定。

　　3.2工程文件資料發(fā)放

　　3.2.1分發(fā)外單位和部門的工程文件資料由行政部統(tǒng)一辦理。

　　3.2.2呈送上級(jí)單位的工程文件由技術(shù)部領(lǐng)導(dǎo)確定發(fā)放單位和數(shù)量。

　　3.2.3為避免工程文件資料分發(fā)過程中可能出現(xiàn)的錯(cuò)發(fā)現(xiàn)象，圖紙、資料領(lǐng)取單位應(yīng)指定領(lǐng)取人名單，并書面通知行政部；行政部按指定名單發(fā)放工程文件資料。4行政部門檔案管理職責(zé)

　　參建單位（總承包、發(fā)包、建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、承辦單位）應(yīng)按各自的職責(zé)，將負(fù)責(zé)承建、承辦的項(xiàng)目文件材料進(jìn)行收集、積累、整理，按照歸檔要求移交建設(shè)單位。項(xiàng)目實(shí)行總承包的，由總承包單位負(fù)責(zé)對(duì)其總包項(xiàng)目的文件從形成到編制的全過程進(jìn)行監(jiān)督、檢查與指導(dǎo)。并負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)分包單位的歸檔工作。按規(guī)定向建設(shè)單位提交全套完整、準(zhǔn)確系統(tǒng)的符合檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的項(xiàng)目檔案。

　　由建設(shè)單位分別向幾個(gè)單位發(fā)包的，由各承包單位負(fù)責(zé)收集、積累、整理其承包項(xiàng)目的全部文件。

　　設(shè)計(jì)單位：負(fù)責(zé)對(duì)形成的基礎(chǔ)材料和項(xiàng)目設(shè)計(jì)等文件進(jìn)行收集、積累、整理。

　　監(jiān)理單位：負(fù)責(zé)對(duì)各參建單位在工程建設(shè)中文件的形成及竣工檔案的編制進(jìn)行監(jiān)督與審核，特別是對(duì)竣工圖完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)進(jìn)行監(jiān)督和審查。負(fù)責(zé)收集、積累、整理、歸檔項(xiàng)目監(jiān)理文件。建設(shè)單位委托監(jiān)理單位負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查項(xiàng)目文件的收集、積累和完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況，并審核、簽署。同時(shí)向建設(shè)單位提交有關(guān)專項(xiàng)報(bào)告。驗(yàn)證材料及其他監(jiān)理文件。試運(yùn)行單位：負(fù)責(zé)收集、積累、整理在生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備和試運(yùn)行中形成的文件。5施工單位歸檔范圍

　　負(fù)責(zé)提交施工，安裝全部技術(shù)記錄（含隱蔽工程的各種資料）。負(fù)責(zé)提交分部試運(yùn)記錄及驗(yàn)收簽證書。負(fù)責(zé)提交分部試運(yùn)階段的方案、措施。

　　負(fù)責(zé)提交全部機(jī)組建設(shè)期間的工程聯(lián)系單及總結(jié)。負(fù)責(zé)提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)。調(diào)試單位歸檔范圍。

　　負(fù)責(zé)提交所承擔(dān)的調(diào)試項(xiàng)目的調(diào)試方案、措施與調(diào)試報(bào)告等。負(fù)責(zé)提交調(diào)試過程中設(shè)備缺陷處理記錄。負(fù)責(zé)提交調(diào)試過程中變更設(shè)計(jì)資料及調(diào)試工作總結(jié)。負(fù)責(zé)提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)。設(shè)計(jì)單位歸檔范圍

　　負(fù)責(zé)提交項(xiàng)目（工程）各設(shè)計(jì)階段的設(shè)計(jì)文件。負(fù)責(zé)提交全部設(shè)計(jì)修改通知單。

　　負(fù)責(zé)按時(shí)提交全套完整的竣工圖（一式八份）。并切實(shí)執(zhí)行竣工圖編制的有關(guān)規(guī)定。負(fù)責(zé)提交設(shè)計(jì)總結(jié)。

　　負(fù)責(zé)提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)質(zhì)量監(jiān)督部門（質(zhì)量監(jiān)督中心站與質(zhì)量監(jiān)督站）監(jiān)理部門歸檔范圍

　　負(fù)責(zé)提交監(jiān)理過程中形成的有關(guān)工程質(zhì)量，工期、投資監(jiān)理等方面的全部文件材料。監(jiān)理各專業(yè)負(fù)責(zé)人對(duì)施工單位、調(diào)試單位、質(zhì)量監(jiān)督部門的歸檔案卷實(shí)施審查，對(duì)被監(jiān)理單位歸檔文件的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性負(fù)責(zé)，并在案卷內(nèi)備考表審核人欄簽署。負(fù)責(zé)提交設(shè)計(jì)、施工、安裝、調(diào)試等單位歸檔完整齊全的證明材料。對(duì)不符合歸檔要求檔案的處理：

　　對(duì)各單位提供的不符合規(guī)定的案卷和案卷內(nèi)的文件，行政部有權(quán)退回立卷歸檔單位,立卷歸檔單位應(yīng)按檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整改,直至提交符合規(guī)定要求的案卷及案卷文件材料。

　　本公司全部文書、技術(shù)檔案及資料均可借閱、利用。本著既能保守檔案機(jī)密，又能充分發(fā)揮檔案凡因工作需要借閱者，須辦理下列手續(xù)：

　　6檔案、資料借閱制度

　　5.1借閱檔案、資料一般只需由本人填寫借閱登記即可（注明：用途、領(lǐng)用時(shí)間、歸還時(shí)間）。歸還時(shí)管理人員要對(duì)其檢查之后方可歸檔。

　　5.2借閱檔案、秘密技術(shù)檔案和資料，須填寫借閱單，經(jīng)部門經(jīng)理簽字同意即可。

　　5.3絕密文書、技術(shù)檔案和資料一般不借出、不復(fù)制、不攝影，如確因工作需要，應(yīng)在借閱單上注明范圍、內(nèi)容、用途，先經(jīng)部門經(jīng)理同意，主管副總批準(zhǔn)、檔案人員只能按其范圍、要求、內(nèi)容提供利用。

　　5.4外單位人員借閱檔案、資料者，憑單位介紹信，信上要注明查閱范圍、內(nèi)容、用途，屬機(jī)密、絕密檔案或資料，應(yīng)主管副總同意，總經(jīng)理批準(zhǔn)方能借閱。

　　5.5借閱的檔案材料要妥善保存，不得損壞、勾劃、刪改、加注、拆頁等。借閱人必須妥善保管，防止丟失和泄密。未經(jīng)同意，不得復(fù)印、抄錄和轉(zhuǎn)借，不能見檔案內(nèi)容公開出去。如遇丟失，要及時(shí)寫出丟失報(bào)告，在沒有做出處理前停止借閱。

　　5.6借閱時(shí)間在兩周以內(nèi)，如需繼續(xù)使用可辦續(xù)借手續(xù)。對(duì)特殊情況需較長(zhǎng)時(shí)間利用的要經(jīng)主管副總批準(zhǔn)，但年末要將所借檔案交到檔案室進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)后重新借出。對(duì)長(zhǎng)期借閱檔案不歸還，又不說明原因，不辦理續(xù)借手續(xù)的，行政人員要通知借閱部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)催還，否則對(duì)其整個(gè)部門暫停借閱。并嚴(yán)格按經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核辦法執(zhí)行。

　　5.7凡借有檔案、資料者，在工作調(diào)動(dòng)、單位撤銷、退職、退休、生病住院或借后暫不使用者，必須將檔案或資料退回行政部，否則不能辦理調(diào)離手續(xù)。同時(shí)行政部如因工作需要有權(quán)將檔案、資料調(diào)回行政部。

工程檔案的管理制度15

　　第一節(jié)目的

　　為了規(guī)范工程文件資料管理，明確工程中有關(guān)文件資料的范圍、接收、分發(fā)、回收、存檔的具體工作程序，劃分各部門的職責(zé)，確保各有關(guān)方均能及時(shí)獲得，順利進(jìn)行工作，以利工程建設(shè)和竣工移交，特制定本資料管理制度。

　　第二節(jié)適用范圍

　　本管理制度適用于房地產(chǎn)開發(fā)項(xiàng)目的全過程（前期、中期、后期）。

　　第三節(jié)職責(zé)

　　1、負(fù)責(zé)本部門文件資料和工程圖紙資料的歸檔管理。

　　2、負(fù)責(zé)工程施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、環(huán)境控制措施等文件的初審、督促實(shí)施，以及相關(guān)文件的歸檔管理。

　　3、負(fù)責(zé)項(xiàng)目建設(shè)中工程文件資料的收集、積累和完整、準(zhǔn)確地掌握工程施工的情況，以及竣工資料的收集、整理。

　　4、管理好領(lǐng)用的工程文件，回收、整理、移交文件。

　　5、負(fù)責(zé)施工單位、監(jiān)理公司、質(zhì)檢單位等的相關(guān)工程文件，進(jìn)行回復(fù)、收集、歸檔。

　　6、負(fù)責(zé)本公司總工辦、施工單位等相關(guān)部門文件資料的收集、傳遞、回復(fù)、歸檔。

　　第四節(jié)管理內(nèi)容及要求

　　一、文件資料的接收、分發(fā)

　　1、對(duì)施工方、監(jiān)理方、總工辦等相關(guān)單位或部門發(fā)送至我部門的文件資料進(jìn)行整理、分類、歸檔。

　　2、將整理完畢的圖紙資料，經(jīng)有關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后按規(guī)定的份數(shù)分發(fā)至相關(guān)單位，并做好發(fā)放記錄。

　　二、標(biāo)識(shí)、版本更新、設(shè)計(jì)變更

　　1、設(shè)計(jì)及材料、設(shè)備文件均應(yīng)在每張圖上做明顯狀態(tài)標(biāo)識(shí)，以確認(rèn)是否為有效版本。

　　2、名稱相同的改版文件，如是整卷冊(cè)（整袋）改版的則在圖紙袋上加注版次，如是對(duì)前版文件某一張（某幾張、某一部分）進(jìn)行改版的，要在文件袋上清楚的注明將前卷冊(cè)文件哪一張（哪幾張，哪一部分）作廢更換。

　　3、對(duì)于發(fā)送至工程部的設(shè)計(jì)變更通知單，工程部將對(duì)設(shè)計(jì)變更通知單分類、編號(hào)、登記。原件歸檔，同時(shí)按照有關(guān)要求發(fā)放給有關(guān)單位，并做好收發(fā)記錄。

　　三、圖紙資料的補(bǔ)遺和索賠

　　1、圖紙資料如遇交付清單不符或短缺，難以辯認(rèn)等問題時(shí)，工程部應(yīng)立即通知總工辦，由總工辦函告設(shè)計(jì)方限期補(bǔ)齊和更換。

　　2、如圖紙資料末按合同日期提供，工程部應(yīng)及時(shí)上報(bào)公司相關(guān)部門，督促落實(shí)。

　　四、圖紙不符的處理

　　1、收到圖紙資料，如果認(rèn)為該圖紙資料與工程項(xiàng)目不符不能執(zhí)行應(yīng)注明原因，及時(shí)將圖紙資料送還總工辦。

　　2、如問題涉及甲供材料、設(shè)備制造廠商。工程部及時(shí)督促總工辦物資采購人員協(xié)調(diào)解決并負(fù)責(zé)與材料、設(shè)備廠商聯(lián)系處理。

　　五、對(duì)單位、分部（分項(xiàng)）工程的有關(guān)要求

　　1、工程部所有文件按單位工程或分部（分項(xiàng)）工程分類，并在工程的施工組織過程中不斷補(bǔ)充、完善。單位分部（分項(xiàng)）工程竣工驗(yàn)收、分部試運(yùn)前應(yīng)組編完畢，并作為竣工、試運(yùn)必要條件，不符合要求者不予驗(yàn)收。

　　2、文件應(yīng)齊全、規(guī)范、完整、符合要求，歸檔文件資料要字跡清晰，圖面整潔。編制文件資料應(yīng)使用微機(jī)打印或黑墨水或藍(lán)黑墨水書寫。

　　3、在竣工后移交給有關(guān)單位和部門。有關(guān)人員對(duì)竣工資料的編制、整理、審核、交接、驗(yàn)收等鑒定合格，檔案管理人員逐項(xiàng)檢查，全部合格后接收資料，由工程部保管，歸檔文件應(yīng)為原件。

　　六、施工、調(diào)試文件的審查。

　　1、當(dāng)施工方、調(diào)試方的施工專業(yè)文件資料、資質(zhì)文件資料及工程合約等準(zhǔn)備就緒時(shí)，應(yīng)由施工方、調(diào)試方單位負(fù)責(zé)人或法人代表審核、蓋章（簽字）確定，資料文件上報(bào)交監(jiān)理方審核、確定后交工程部審核備案。

　　七、工程文件資料的借閱、復(fù)印

　　1、工程文件資料需要借閱時(shí)，應(yīng)由借閱人填寫《工程文件資料借閱申請(qǐng)單》，經(jīng)借閱人所屬部門或單位負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)，簽字確認(rèn)，工程文件資料借閱'即借即還'不得將文件資料帶至文件資料借閱指定區(qū)域之外。

　　2、工程文件資料原則上不允許復(fù)印，因工程需要必須復(fù)印時(shí)，由當(dāng)事人填寫《工程文件資料復(fù)印申請(qǐng)單》經(jīng)借閱人所屬部門或單位負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)，簽字確認(rèn)，方可復(fù)印。復(fù)印件按照受控文件控制要求執(zhí)行。

　　八、工程技術(shù)檔案資料編制要求

　　1、工程技術(shù)資料主要?jiǎng)澐譃槲孱悾?/p>

　�、俟こ藤|(zhì)量保證資料；

　�、诠こ谭植糠猪�(xiàng)（觀感質(zhì)量評(píng)定）評(píng)定資料；

　�、酃こ碳夹g(shù)資料；

　�、苁┕す芾碣Y料；

　　⑤竣工資料（竣工圖）。

　　2、工程技術(shù)資料的編制，應(yīng)隨施工進(jìn)度反映工程質(zhì)量。新工藝的.實(shí)施，新結(jié)構(gòu)的試驗(yàn)，地基檢測(cè)，現(xiàn)場(chǎng)安全，文明施工，工程相關(guān)的照片，音像資料，能夠反映工程的實(shí)施情況。資料應(yīng)按有關(guān)規(guī)定裝訂，每?jī)?cè)資料應(yīng)有名稱、目錄、頁碼、說明，以便查找核實(shí)。凡引用復(fù)印資料必須有復(fù)印時(shí)間，日期，復(fù)印人簽字，復(fù)印單位的公章，并注明原件存放的位置和索引。

　　3、工程技術(shù)資料的編制流程：工程技術(shù)資料應(yīng)采用國(guó)家統(tǒng)一的格式、表格。

　　對(duì)于工程質(zhì)量保證資料、工程分部分項(xiàng)評(píng)定資料、工程技術(shù)資料，應(yīng)先由施工單位按照相關(guān)規(guī)定編制、填寫，然后報(bào)監(jiān)理公司審核。監(jiān)理公司根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際情況，對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行復(fù)核、確認(rèn)，再由監(jiān)理公司向建設(shè)單位工程部申報(bào)。建設(shè)單位對(duì)監(jiān)理公司上報(bào)的工程技術(shù)資料進(jìn)一步審核，根據(jù)資料的類型交相關(guān)負(fù)責(zé)人，包括總工辦（材料部、造價(jià)部）各專業(yè)工程師的核實(shí)、給予簽認(rèn)，并留檔備查，同時(shí)復(fù)回監(jiān)理公司。對(duì)建設(shè)單位不須確認(rèn)的工程資料，工程部存檔即可返回。

　　對(duì)于施工管理資料，工程竣工資料，施工單位應(yīng)向監(jiān)理公司申報(bào)，經(jīng)監(jiān)理公司審查后會(huì)同監(jiān)理公司的資料統(tǒng)一上報(bào)建設(shè)單位，建設(shè)單位統(tǒng)一審查、歸檔、移交社會(huì)檔案管理中心。

　　4、工程技術(shù)資料應(yīng)隨施工進(jìn)度同步收集、整理、整編，應(yīng)做到齊全、準(zhǔn)確、真實(shí)、可信，不得弄虛作假，對(duì)確認(rèn)歸檔的資料，不得涂改、刪除、更換，工程資料由工程部專人負(fù)責(zé)。

　　九、工程部檔案資料入檔序目

　　1、工程招投標(biāo)資料

　　a、招標(biāo)文件；

　　b、招標(biāo)答疑；

　　c、標(biāo)外文件；

　　d、商務(wù)標(biāo)；

　　e、技術(shù)標(biāo)；

　　f、中標(biāo)通知書

　　2、工程竣工資料由施工單位按當(dāng)?shù)貦n案部門規(guī)定順序整理。如：前期資料及設(shè)計(jì)變更圖紙會(huì)審記錄（原件）、各種檢驗(yàn)實(shí)驗(yàn)資料、分部分項(xiàng)自檢資料、竣工驗(yàn)收資料、竣工驗(yàn)收備案表（原件）等。

　　3、竣工圖（有竣工圖章內(nèi)容齊全）

　　4、竣工工程結(jié)算書（造價(jià)咨詢單位審查三家蓋章）

　　入檔的文件資料要按照有序、成卷、分類存放，便于查詢、有條件利用的原則進(jìn)行保管。

　　十、工程部檔案資料的銷毀

　　工程部接收施工單位報(bào)來的竣工工程檔案資料，在本部存放時(shí)間為3年（從工程竣工備案之日起），期滿后由工程部綜合業(yè)務(wù)主辦人員辦理相關(guān)手續(xù)，負(fù)責(zé)移交給綜合辦檔案室。

　　工程部移交給綜合辦公室的檔案，按照檔案管理規(guī)定管理期限為50年，需要銷毀時(shí)要辦理銷毀手續(xù)，逐級(jí)審批，監(jiān)督銷毀。

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