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    檔案安全的管理制度

    時間:2024-10-02 10:32:24 制度 我要投稿

    檔案安全的管理制度

      現(xiàn)如今,很多地方都會使用到制度,制度一般指要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動準則,也指在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規(guī)范或一定的規(guī)格。擬定制度需要注意哪些問題呢?以下是小編為大家收集的檔案安全的管理制度,歡迎閱讀與收藏。

    檔案安全的管理制度

    檔案安全的管理制度1

      (一)企業(yè)安全生產檔案的家你,是企業(yè)管理中安全生產管理的重要組成部分,應按法定的程序編制安全生產檔案。安全生產檔案的建立,意義重大,具有法律效力。

      (二)安全生產管理是一個系統(tǒng)工程,在安全生產管理全過程中產生的原始資料,均在安全生產檔案內容之列。

      (三)安全生產檔案的主要內容,包括安全生產有關的法律法規(guī),安全技術標準以及上級頒布的各種文件。證照與批文,企業(yè)內部各種證照、文件、設計方案,措施計劃,上級的各種安全總結,報告等。企業(yè)安全生產機構,安全生產責任制,安全生產管理制度及安全操作規(guī)程,安全生產會議通知、議程、簽到、記錄及決議等;安全檢查與整改,安全教育與培訓,危險源與應急管理、職業(yè)衛(wèi)生、事故處理、安全生產獎懲、安全技術措施計劃與實施,安全生產投入、安全生產“五同時”、“三同時”,職業(yè)衛(wèi)生、勞動保護等等方面的原始資料。

      (四)安全生產檔案的建立,必須做到規(guī)范化。

      (五)安全生產檔案的管理,應按檔案管理的規(guī)定和要求。

      (六)安全生產檔案的調閱與借閱必須執(zhí)行檔案管理的規(guī)定,不同級別的檔案按規(guī)定和手續(xù)及辦法借閱或調閱。原則上原始資料不得離開檔案室(執(zhí)法部門除外,但應辦理嚴格的`借閱手續(xù))。

      (七)安全生產檔案堅持誰保管誰負責的原,誰丟失或毀壞誰負責,直至負法律責任。

      (八)安全生產檔案必須要為保管,做到防火、防潮、防蟲、防盜。

      (九)安全生產檔案的形式有文字檔案,音像檔案等。文字檔案最具法律效力、影像檔案則為重要的參放證據(jù),而磁性材料因易改而使其不足為證,故文件檔案更應嚴加保管。

      (十)安全生產檔案,由安全技術部設立檔案室,實行專人保管。檔案保管年限為重要檔案七年以上,一般檔案五年以上。

    檔案安全的管理制度2

      1、學校安全工作建立安全檔案,并設專人治理,由李媛媛教師負責。

      2、上級主管部門關于學校安全工作下發(fā)的文件、通知、通報、講話、檢查狀況記錄、整改意見、措施等必需歸檔備查。

      3、學校制定的`安全治理規(guī)劃各種安全治理制度,突發(fā)安全事故應急預案和組織領導機構等材料都要裝訂歸檔。

      4、學校自查安全隱患、整改措施、落實狀況等材料必需準時歸檔。

      5、對于突發(fā)安全事故,應同步介入收集相關材料歸檔備查。

      6、學校和各部門及每一個教職員工層層簽訂的責任書,學校和家長簽訂的安全責任書都要裝訂歸檔治理。

      7、學校每周的安全值班記錄要裝訂好后歸檔治理。

      8、學校安全工作檔案實行借還登記制度,按檔案治理條例進展治理。

      9、治理人員隨時搞好安全檔案的保管,留意防盜、防火、防蛀、防潮濕、防遺火。

      10、治理人員隨時留意收集整理安全治理材料并準時歸檔。若發(fā)生遺漏和失誤要追究治理者的責任。

      11、治理人員有權向安全事故處理小組供應有關方面的材料依據(jù)和被認可的證明材料。

    檔案安全的管理制度3

      一、工作文件

      成立學校食品安全領導小組文件,校長責任制文件等。

      二、學校食堂衛(wèi)生管理制度。(共16項)

      三、食品采購與進貨驗收臺賬,采購食品檢驗檢疫合格證明、購物票據(jù)等。

      1、建立有采購進貨驗收臺賬,每購回一次食品或原料都應逐一進行驗收登記,并有專人簽字負責。

      2、應當查驗所購食品的合格證明文件,并將其復印后放入檔案備查,復印件應有供貨者簽名或蓋章。如:采購肉類當查驗、索取并留存供貨方蓋章(或簽字)的檢驗檢疫合格證明,采購乳制品應當查驗、索取并留存供貨方蓋章(或簽字)的產品合格證明文件復印件。

      3、購物票據(jù)或憑證。留存蓋有供貨方公章(或簽字)的每筆購物憑證或每筆送貨單。

      四、供貨商提供合法證照等資質證明材料檔案。

      1、長期定點采購的,應當與供應商簽訂包括保證食品安全內容的采購供應合同。

      2、從生產加工單位或生產基地直接采購的,應當查驗、索取并留存加蓋有供貨方公章的許可證、營業(yè)執(zhí)照和產品合格證明文件復印件。

      3、從流通經營單位(商場、超市、批發(fā)零售市場等)批量或長期采購的,應當查驗并留存加蓋有公章的營業(yè)執(zhí)照和食品流通許可證等復印件。

      4、從農貿市場采購的,應當索取并留存市場管理部門或經營戶出具的加蓋公章(或簽字)的購物憑證;從個體工商戶采購的,應當查驗并留存供應者蓋章(或簽字)的許可證、營業(yè)執(zhí)照或復印件。

      5、從食品流通經營單位(商場、超市、批發(fā)零售市場等)和農貿市場采購的,應當查驗動物產品檢疫合格證明原件;從屠宰企業(yè)直接采購畜禽肉類的,應當索取并留存供貨方蓋章(或簽字)的.許可證、營業(yè)執(zhí)照復印件和動物產品檢疫合格證明原件。

      6、采購乳制品的,應當查驗、索取并留存供貨方蓋章(或簽字)的許可證、營業(yè)執(zhí)照、產品合格證明文件復印件。

      五、食物留樣登記表。

      1、學校食堂為師生提供的每餐、每樣食品都必需由專人負責留樣。

      2、學校每餐、每樣食品必須按要求留足250g,分別盛放在己消毒的餐具中,并且立即放入完好的食品罩內,以免被污染。標明留樣時期、品名、餐次、留樣人。

      3、留樣食品保留時間不少于24小時,保留期滿后方可倒掉。

      4、留樣冰箱一般為專用設備,留樣冰箱內嚴禁存放與留樣食品無關的其它食品。

      5、每餐必須作好留樣記錄:留樣時期、食品名稱,便于檢查。

      六、從業(yè)人員健康檔案。

      1、食堂直接接觸食品的從業(yè)人員每年健康體檢記錄。

      2、參加食品衛(wèi)生知識培訓記錄。

      七、學校食品安全每周定期檢查記錄表。

      檢查主要內容:食堂環(huán)境衛(wèi)生、從業(yè)人員健康狀況及個人衛(wèi)生、食品及原料采購、食物儲存或存放、食物留樣、消毒、冷凍或冷藏設備運轉情況等。

      八、消毒、冷凍冷藏等設施設備檔案。

      如所購冰箱(或冰柜)的說明書、發(fā)票、定期檢查其運轉情況的記錄等。

    檔案安全的管理制度4

      1、目的

      為加強與安全生產有關的文件、記錄和檔案管理,規(guī)范并確保各相關場所使用文件為有效版本,加強安全記錄控制和檔案管理,特制定《文件和檔案管理制度》。

      2、工作職責

      2.1 副總經理負責批準、發(fā)布安全、環(huán)保、職業(yè)健康等有關管理體系文件。

      2.2 綜合辦公室負責體系文件的審核、發(fā)放、更改、歸檔、保管和作廢文件的回收、銷毀,負責組織體系文件的編制、評審、修訂;負責檔案的收集、整理、立卷、保管、統(tǒng)計和利用等工作;負責有關上級來文的轉發(fā)。

      2.3 安環(huán)部負責組織編制、修訂、評審與安全生產有關的各類文件,如安全管理制度、安全操作規(guī)程、作業(yè)指導書、事故應急救援預案、記錄匯編及其他支持性文件;負責安全生產相關法律、法規(guī)、標準、規(guī)范、規(guī)章等的收集、整理、匯總及發(fā)放。

      2.4 職能部門負責職責范圍內文件的編制、審核,對職責范圍內記錄的格式及使用負責,對記錄填寫的規(guī)范性進行指導及監(jiān)督,負責保管職責范圍內檔案的收集、保管和統(tǒng)計工作。

      3、管理要求

      3.1 文件的分類

      方針、目標、管理方案;

      管理手冊;

      程序文件、管理制度;

      操作規(guī)程、作業(yè)指導書:

      記錄;

      應急預案;

      其他,包括法律、法規(guī)、國家標準或行業(yè)標準規(guī)范、各級政府主管部門及上級單位下發(fā)的文件、規(guī)定等。

      3.2 文件的編號和標識

      管理手冊、程序文件、管理制度、操作規(guī)程、作業(yè)指導書、記錄等文件的編號由部公室負責,按管理體系要求統(tǒng)一進行編號控制。

      文件分為“受控”和“非受控”,并以印章標識。受控文件在更改時接受更改服務。持有文件人員因工作變動,應將“受控 ”文件交回文件發(fā)放部門。文件持有人不得私自復制文件,不得私自向外部人員借用、贈送、轉讓。

      國家標準、行業(yè)標準、各級政府主管部門及上級單位下發(fā)的文件、規(guī)定等采用原名稱及原編號。

      3.3文件的編制、審核和批準

      安全體系文件由安環(huán)部組織編制、審核,職能部門負責編制、審核職責范圍內的文件。記錄表格的制定由職能部門同時進行,企業(yè)已有的表格,可在文件中直接引用。

      受控文件經審核并確定發(fā)放范圍后,由企業(yè)主要負責人批準發(fā)布。

      3.4文件的發(fā)放

      安環(huán)部負責安全體系文件的相關登記、發(fā)放工作,并填寫文件清單以便于核對文件版本和檢索。應確保文件使用的各場所都得到相關文件的最新版本。

      相關文件的發(fā)放范圍由相關職能部門提出,企業(yè)主管領導或主要負責人批準后,由職能部門發(fā)放。

      文件的發(fā)放、回收均要填制文件發(fā)放、回收記錄。企業(yè)建立局域網并實行無紙化部公的,按照文件網上流轉程序實施文件的收發(fā)。

      政策性方面主要的法律、法規(guī)、標準、規(guī)范、規(guī)章等由職能部門負責收集、整理、識別、登記,填制法律、法規(guī)與其他要求清單。

      3.5文件的評審、修訂

      企業(yè)規(guī)章制度、操作規(guī)程、應急預案等應每年由原組織編制單位組織評審,對規(guī)章制度、操作規(guī)程、應急預案等的適用性、可操作性、合規(guī)性等進行評估。經評估需修訂的,或者由建議修訂的部門提出修訂意見和建議,由編制單位進行修訂、完善后按原審批程序進行發(fā)布。文件評審組織部門應保存文件評審和修訂的記錄。

      對少量的變動可由更改人采用“劃線更正法”進行更改,當一頁有三處以上(含三處)的更改時,采取換頁的方式進行并標注修改次數(shù)。

      文件的版次號從1開始順序標注。當文件出現(xiàn)重大或多次修訂、機構發(fā)生重大調整等情況時,對體系文件作整體換版處置,并做出相應的換版標注。

      所有文件的修訂方式由相關職能部門在文件修訂記錄注明“更改方式”和“負責更改的人員”。

      3.6文件的領用、借閱和復制

      文件領用人應在發(fā)放記錄中簽字。因破損需重新領用文件的,由文件使用部門向文件發(fā)放部門提出申請后,以舊換新。若發(fā)生文件遺失,由遺失單位提出申請,經職能部門負責人審批同意后方可補發(fā)。

      內外部人員借閱與管理體系有關的文件時,應填寫文件借閱復制記錄,由職能部門負責人批準;內外部人員需復制管理體系文件時,由分管領導批準。

      3.7記錄的格式設計和填寫

      各部門專用的.記錄格式,由各部門組織設計編制并經部門負責人審批后實施。

      記錄表格樣式的設計應能充分反映規(guī)定的活動,滿足程序及支持性文件的有關要求。一般應包括:名稱、編號、日期、項目、數(shù)據(jù)、描述必要的結果、填寫部門、填寫人員、說明等。

      記錄填寫要及時、準確、真實、內容完整、字跡清晰、不得隨意涂改。不得用鉛筆和圓珠筆填寫;如因某種原因不能填寫的項目,將該項用斜杠(/)劃去;各相關欄目責任人簽名不允許空白。如因筆誤或計算錯誤要修改原數(shù)據(jù),應采用單杠劃去原數(shù)據(jù),在其附近用黑色鋼筆或碳素筆填入更改后的數(shù)據(jù),簽署更改人的姓名(或加蓋印章)、日期。

      3.8文件保管、作廢與銷毀

      文件由編制部門或使用部門分類進行保管。需歸檔保存的文件,每年或項目完成時向檔案管理部門及時歸檔。

      文件失效或因其它原因需要作廢時,由原發(fā)放部門提出申請經領導批準后方可作廢,作廢的文件應及時從使用場所撤出,需保存的加蓋“作廢留存”印章,確保防止作廢文件的非預期使用。

      對要銷毀的作廢文件,由原發(fā)放部門填寫文件記錄銷毀清單,經分管領導批準后方可銷毀。方式有:撕毀、燒毀、磁盤格式化,損壞光盤等。

      3.9檔案的分類

      歸檔材料應是在生產過程中形成的與生產經營有關的各種文件、規(guī)章制度、技術資料、原始記錄、圖片、圖紙等資料。

      應對下列主要安全生產資料實行檔案管理:

      ——主要安全生產文件、事故、事件記錄;

      ——風險評價信息;

      ——培訓記錄;

      ——標準化系統(tǒng)評價報告;

      ——事故調查報告;

      ——檢查、整改記錄;

      ——職業(yè)衛(wèi)生檢查與監(jiān)護記錄;

      ——安全生產會議記錄;

      ——安全活動記錄;

      ——法定檢測記錄;

      ——關鍵設備設施檔案;

      ——應急演習信息;

      ——承包商和供應商信息;

      ——維護和校驗記錄;

      ——技術圖紙等。

      3.10檔案收集與移交的基本要求

      歸檔材料應確保完整、準確真實、系統(tǒng)規(guī)范,反映企業(yè)生產經營各項活動的真實內容和歷史過程。

      歸檔材料應按照國家有關檔案管理的規(guī)定、標準和要求,進行整理、編目造冊。

      具有重要保存價值的電子文件,應與內容相同的紙質文件同時歸檔。

      3.11歸檔時間

      各部門在生產經營活動過程中形成的材料可以按年歸檔,也可按項目活動內容歸檔。

      3.12檔案保存期限

      安全生產檔案保管期限分為永久、長期(1—5)年、短期(1年以下)三種。

      檔案管理人員調動工作時,需完成安全生產檔案移交手續(xù)后方可離崗。

      3.13檔案的利用

      借閱、復制有密級的安全生產檔案,必須按照國家有關保密的法律和法規(guī)部理。

      檔案利用中,要處理好安全生產檔案保密和利用的關系,既要保護企業(yè)的知識產權和商業(yè)秘密,保障企業(yè)的合法權益不受損害,又要充分發(fā)揮檔案的指導、借鑒等積極作用。在提供、利用、公布檔案時,不得損害國家利益和他人的合法權益。

      4、相關記錄

      《文件清單》JL-JS-AH-0101-20xx

      《文件發(fā)放記錄》JL-JS-AH-0107-20xx

      《文件銷毀記錄》JL-JS-AH-0109-20xx

      《文件評審記錄》JL-JS-AH-0106-20xx

      《文件修訂記錄》JL-JS-AH-0409

    檔案安全的管理制度5

      一、落實安全防火責任制,檔案館負責人即為消防安全責任人,本館所有工作人員均有做好檔案消防安全工作的責任和義務。

      二、檔案消防安全貫徹“預防為主、防消結合”的'方針,加強日常安全管理,防患于未然。

      三、檔案工作人員要加強消防法規(guī)及消防知識的學習,提升消防意識,熟悉消防設施,做好消防器材的日常維護和保養(yǎng)更新工作。

      四、建立消防安全巡查制度。定期對庫房和辦公場所進行巡查,對發(fā)現(xiàn)的火災隱患和違章現(xiàn)象及時處理及時報告,防患于未然。

      五、加強電源和易燃易爆危險品的管理,掌握重點消防部位的基本情況,保證消防安全疏散通道和安全出口暢通。

      六、嚴格遵守消防安全管理制度,避免任何違反消防安全規(guī)定的行為發(fā)生。

    檔案安全的管理制度6

      本公司檔案室保存的檔案,主要供本公司使用。

      如其它部門或個人查閱時,須經檔案室負責人或檔案形成部門領導同意,并僅限于室內閱覽。

      凡因特殊需要,經批準同意借出的檔案,外借時間一般為三周左右,到期仍需繼續(xù)利用,須辦理續(xù)借手續(xù)。

      借出的`檔案不得轉借他人,不得隨意涂改、圈劃、眉批,不得拆卷,不得增刪檔案內容或污損檔案。

      凡外單位或個人查閱檔案,須持單位正式介紹信,寫明查檔目的。安全、公安部門查閱有關檔案,須經公司領導批轉。

      凡復制、摘錄檔案,須經檔案室負責同志。利用檔案的單位和個人未經上級主管部門或檔案室同意,不得擅自公布檔案內容。

      借閱檔案須辦理借閱登記手續(xù),并確保檔案的完整與安全。

      電話查詢檔案,只限于一般問題的咨詢。檔案的儲存必須規(guī)范、分門別類,標識明確,便于查詢。

    檔案安全的管理制度7

      檔案館是永久保管黨和國家檔案的重要基地,是黨和國家的機要部門,是社會各方面利用檔案信息資源的中心。為了對黨和國家高度負責,防患于未然,確保檔案的安全和完整,做好檔案館的安全工作,特制訂此職責:

      一、成立檔案館安全工作小組。成員由檔案館負責人和檔案館所有工作人員組成。安全小組負責檔案館安全。

      二、堅持檔案館24小時值班制度。值班人員必須忠于職守,遵守值班制度,按時做好值班記錄,發(fā)現(xiàn)異常情況果斷處理,同時報告領導和有關人員。

      三、加強檔案庫房管理。嚴禁非本局館工作人員進入庫房,須進庫房參觀者,要履行批準手續(xù)。館內工作人員應做好庫房的防光、防塵、防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠、防霉、防高溫、防有害氣體等項工作。嚴禁在庫房內堆放檔案以外的物品。

      四、高度重視庫房電路安全。館內工作人員應經常檢查電源開關、線路、電燈、滅火器等設備,發(fā)現(xiàn)問題應及時維修和更換。庫房內人離燈熄,及時關閉電源,杜絕安全事故的發(fā)生。

      五、檔案館公章、庫房鑰匙由專人妥善保管,不得亂放和遺失。嚴格檔案查閱制度,利用者不得翻閱、摘錄和查閱范圍無關的內容。查閱后的檔案資料應及時入柜,不得將檔案放在接待室。本館檔案資料一般不得外借,如因特殊需要,須經館長領導批準,辦理借閱手續(xù)并交納押金方可,限期歸還。

      六、做好節(jié)假日期間的.檔案館安全工作。值班人員必須加強巡邏,查看庫房內外情況,同工作日一樣重視安全保衛(wèi)工作。

      七、安全小組組長、副組長應定期不定期檢查安全工作,確保安全職責落到實處,確保檔案館天天安全。如因安全工作造成損失,將按照國家相關規(guī)定追究有關人員的責任。

    檔案安全的管理制度8

      安全技術檔案是方便日常管理、提供工作見證的重要資料,根據(jù)《條例》規(guī)定,本單位安全技術檔案的管理應做到:

      1.起重機械管理部門(管理人員)應建立每臺起重機械的技術檔案,內容至少包括:

      a)《特種設備注冊登記表》;

      b)起重機械的設計文件、制造單位、產品質量合格證明、使用維護說明、電氣原理圖等隨機文件以及安裝技術文件和資料;

      c)起重機械驗收檢驗、定期檢驗和定期自行檢查記錄;

      d)起重機械的日常使用狀況記錄;

      e)起重機械及其安全附件、安全保護裝置、測量調控裝置及有關附屬儀器儀表的.日常維護保養(yǎng)記錄;

      f)起重機械的運行故障與事故的記錄和應急救援演習記錄;

      g)產品訂購、安裝、改造及維修保養(yǎng)合同;

      h)設備改造、大修方案,改造、維修情況記錄;

      i) “安全檢驗合格”標志復印件。

      2.每臺起重機械均應進行統(tǒng)一編號,以便日常管理。

      3.相關人員應及時填寫有關記錄,并存入相應的技術檔案。

      4.技術檔案由起重機械安全管理人員負責保管,其他人員如需使用,應辦理借用登記手續(xù),用完后及時歸還。

      5.起重機械技術檔案為永久保存,只有當該起重機械報廢或拆除后技術檔案方可銷毀。

    檔案安全的管理制度9

      一、非本室人員一律嚴禁入內。

      二、檔案室內嚴禁吸煙或燃燒廢紙。

      三、嚴禁在檔案室內外存放易燃易爆物品。

      四、經常檢查檔案室的照明等用電設備,發(fā)現(xiàn)問題及時處理。

      五、檔案室要專人管理,經常檢查門、窗和門鎖。

      六、保持檔案室的'清潔衛(wèi)生,裝具案卷等排列整齊。

      七、檔案室內必須做到:防火、防盜、防鼠、防蟲、防潮、防塵、防強光、防高溫、防有害氣體。

      八、檔案室要有防火設備,對防火設備要經常檢查,做到有備無患。

      九、嚴格遵守保密守則。

      十、健全檔案管理制度。

    檔案安全的管理制度10

      一、為進一步加強安全管理基礎工作,促進企業(yè)安全生產文件檔案標準化、標準化,根據(jù)《危險貨物道路運輸企業(yè)安全生產檔案管理技術要求》,制定本規(guī)定。

      二、公司安全管理部門應根據(jù)國家法律、法規(guī)和危險貨物道路運輸管理標準的要求,編制安全生產管理檔案,包括企業(yè)安全生產全過程形成的管理資料。包括:企業(yè)資質檔案、人員檔案、危險品道路運輸車輛檔案、監(jiān)督檢查檔案。歸檔應規(guī)范、清晰、保存良好,公司應定期進行檢查和評估。

      三、歸檔范圍。

      1、企業(yè)資質檔案(A)

      (1)企業(yè)基本信息(檔案編號:A1),包括:企業(yè)概況、《道路運輸經營許可證》或《道路運輸危險貨物許可證》、《企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照》、安全評估材料及許可相關材料。

      (2)停車場地及設備(檔案編號:A2),包括:停車場地證明材料、安全防護和消防設施設備清單、運輸生產設備(包括裝卸設備)清單。

      (3)安全管理制度(檔案編號:A3),包括:管理及從業(yè)人員安全生產責任制度;安全生產監(jiān)督檢查制度;教育培訓制度;從業(yè)人員、車輛、設備及場地管理制度;應急救援預案制度;安全生產作業(yè)規(guī)程;安全生產考核與獎懲制度;安全事故報告、統(tǒng)計與處理制度。

      2、人員檔案(B)

      (1)危險貨物道路運輸企業(yè)管理人員(檔案編號:B1),包括:法定代表人、主要負責人和分管安全負責人基本信息情況。

      (2)專職安全管理人員(檔案編號:B2),包括專職安全管理人員的基本信息及資格證復印件。

      (3)危險貨物道路運輸從業(yè)人員,即駕駛人員(檔案編號:B3)、押運人員(檔案編號:B4)、裝卸人員(檔案編號:B5)包括:基本信息;勞動關系合同;身份證、機動車駕駛證、從業(yè)資格證復印件;從業(yè)情況記錄。

      3、危險貨物道路運輸車輛檔案(C)

      4、監(jiān)督檢查檔案(D)

      至少包括:

      (1)企業(yè)安全生產監(jiān)督檢查記錄(檔案編號:D1);

      (2)安全生產會議記錄(檔案編號:D2);

      (3)危險貨物道路運輸車輛監(jiān)控數(shù)據(jù)記錄(檔案編號:D3);

      (4)危險貨物道路運輸車輛出車安全例檢記錄(檔案編號:D4);

      (5)危險貨物道路運輸罐式車輛罐體檢查記錄(檔案編號:D5);果等內容,主要記錄公司、車隊關于安全方面的會議(如公司安全員月例會、安全例會等),尤其對安全生產文件的傳達、學習和貫徹情況要詳細填寫。

      (二)安全組織臺帳

      1.公司安全組織臺賬中應記錄公司安全技術部、安全組織網絡、安全監(jiān)督部成員;

      2.車隊安全組織臺賬:臺賬中應記錄車隊安全領導小組和安全組織網絡,并填寫公司志愿消防隊成員組成(姓名、性別、年齡、工種、崗位、教育程度、安全教育狀況等)。

      (三)安全教育臺帳

      1.公司安全教育臺賬:包括公司領導和管理人員的安全教育培訓:公司安全科長的安全教育;安全監(jiān)督管理人員的安全教育;新員工的三級教育;特殊工種的安全教育、培訓和評估;外部施工人員的安全教育;其他人員的`安全教育。

      2.車隊安全教育臺賬:包括船隊領導和員工的安全培訓;對新員工進行三級安全教育;特殊工種的安全教育、培訓和評估;轉崗復工半年以上人員安全教育。

      (四)安全檢查臺帳

      公司定期組織安全檢查,記錄檢查時間、檢查內容、檢查人員、發(fā)現(xiàn)問題、整改措施、完成時間等,公司安全檢查不少于每季度一次,班組安全檢查不低于每月一次,每周班組安全檢查不得少于一次。此外,應根據(jù)專業(yè)特點、季節(jié)變化、節(jié)假日安排和特殊作業(yè)要求進行專項檢查。安全檢查中發(fā)現(xiàn)的隱患、問題、整改要求和整改審查,應按要求如實填寫。 (五)隱患治理臺帳

      事故隱患管理由公司和船隊分級實施。船隊中發(fā)生的所有隱患,無論資金水平和來源如何,均應填寫在船隊隱患管理臺賬中,其中應包括隱患名稱、隱患級別、隱患所在部門、現(xiàn)有部分、計劃成本、實際成本、資金來源、,整改前的臨時預防措施、整改計劃(計劃應具體)、完成進度、負責人、計劃完成時間、實際完成時間、隱患治理后的評估等。隱患整改應嚴格按照“五定”原則進行(即定臨時防范措施、定整改方案、定負責人、定整改時間、定資金來源)。

      (六)事故臺帳

      按照《事故管理制度》要求,事故實行歸口和分級管理。公司級事故臺帳要記錄所發(fā)生的各類事故,包括火宅、爆炸、設備、生產、交通、人身、質量、污染和其他事故。車隊級事故臺帳要記錄本車隊發(fā)生的人身、火宅、爆炸、車輛、交通事故,只要影響到生產運行均應上賬登記)。要記錄事故發(fā)生所在部門、發(fā)生日期、事故類別、事故經過,并嚴格按

      照“三不放過”原則,進行事故原因及責任分析,詳細填寫應吸取的教訓、采取的防范措施和處理意見等,人身事故要將當事人姓名、性別、年齡、工種、工齡及事故概況等記入臺帳。 ’

      (七)安全工作考核與獎懲臺帳

      《安全工作考核獎懲臺賬》記錄了各部門、各崗位安全生產責任制考核情況。各級安全工作和安全生產考核、事故發(fā)生單位和個人的處罰和“三違”、預防和避免事故有功人員的獎勵、對安全管理做出突出貢獻的單位和個人進行表彰和獎勵,應有詳細規(guī)定。臺賬應包括考核項目或內容、被考核部門和個人、主要事跡和問題、考核意見和結果、獎懲、考核部門和審批部門簽字等欄目。

      (八)職業(yè)安全衛(wèi)生臺帳

      記錄員工體檢時問、人數(shù)、姓名、性別等,塵、毒、噪聲、射線分布情況及定期檢測數(shù)據(jù)。

      (九)安全防護用品臺帳

      記錄防護用品明細,每周防護用品檢查情況。

      (十)事故預案臺帳

      記錄事故預案演練。

      (十一)安全學習資料

      保存下發(fā)的上級各種文件、安全會議材料及安全試題庫、安全考試卷、安全通報等學習資料

      (十二)特殊工種人員檔案

      記錄特殊工種人員姓名、工種個、年齡?本崗位工齡、性別、取證時間、參見培訓情毋及善審考試情況等。

      (十三)安全活動記錄

      1.安全活動記錄要內容齊全,填寫參加人數(shù)、參加領導、活動內容、發(fā)言情況、領導簽字等。

      2.安全活動內容:學習安全文件、通告和安全規(guī)章制度;學習安全技術知識和勞動衛(wèi)生知識;討論分析典型事故,結合事故案例總結事故教訓;開展事故預測和在崗培訓,組織各類安全技術表演;檢查安全規(guī)章制度的執(zhí)行情況,消除事故隱患;開展安全技術研討會、攻關等安全科研活動。

      3.班組安全活動記錄要將本班組的安全會議、安全教育、安全檢查、安全活動等內容記錄清楚,并與內容相對應。

    檔案安全的管理制度11

      1.目的

      為加強與安全生產有關的文件、記錄和檔案管理,規(guī)范并確保各相關場所使用文件為有效版本,加強安全記錄控制和檔案管理,特制定此制度。

      2.適用范圍

      本制度適用于公司安全生產相關的文件、檔案資料的管理。

      3.工作職責

      3.1、企業(yè)主要負責人負責批準、發(fā)布安全、環(huán)保、職業(yè)健康等有關管理體系文件。

      3.2、行政部負責體系文件的審核、發(fā)放、更改、歸檔、保管和作廢文件的回收、銷毀,負責組織體系文件的編制、評審、修訂;負責檔案的收集、整理、立卷、保管、統(tǒng)計和利用等工作;負責有關上級來文的轉發(fā)。

      3.3、安全課負責組織編制、修訂、評審與安全生產有關的各類文件,如安全管理制度、安全操作規(guī)程、作業(yè)指導書、事故應急救援預案、記錄匯編及其他支持性文件;負責安全生產相關法律、法規(guī)、標準、規(guī)范、規(guī)章等的收集、整理、匯總及發(fā)放。

      3.4、職能部門負責職責范圍內文件的編制、審核,對職責范圍內記錄的格式及使用負責,對記錄填寫的規(guī)范性進行指導及監(jiān)督,負責保管職責范圍內檔案的收集、保管和統(tǒng)計工作。

      4.管理要求

      4.1、安全生產相關文件的分類

     。1) 安全生產目標;

      (2) 機構和職責;

     。3) 安全投入;

     。4) 法律法規(guī)和管理制度;

      (5) 培訓教育

     。6) 設備設施、工藝信息;

     。7) 作業(yè)安全;

     。8) 隱患排查;

     。9) 重大危險源監(jiān)控;

      (10) 職業(yè)健康;

     。11) 應急救援;

     。12) 事故調查、報告和處理;

     。13) 績效評定和持續(xù)改進。

      4.2、安全生產相關文件的.編號和標識

      安全標準化管理手冊、管理制度、操作規(guī)程、作業(yè)指導書、記錄等文件的編號由安全課負責,按管理體系要求統(tǒng)一進行編號控制。安全生產相關文件分為“受控”和“非受控”,并以印章標識。受控文件在更改時接受更改服務。持有文件人員因工作變動,應將“受控 ”文件交回文件發(fā)放部門。文件持有人不得私自復制文件,不得私自向外部人員借用、贈送、轉讓。國家標準、行業(yè)標準、各級政府主管部門及上級單位下發(fā)的文件、規(guī)定等采用原名稱及原編號。

      4.3、安全生產相關文件的編制、審核和批準

      安全相關管理體系文件由安全課組織編制、審核,職能部門負責編制、審核職責范圍內的文件。記錄表格的制定由職能部門同時進行,企業(yè)已有的表格,可在文件中直接引用。受控文件經審核并確定發(fā)放范圍后,由企業(yè)主要負責人批準發(fā)布。

      4.4、安全生產相關文件的發(fā)放

      行政行政部負責安全生產相關文件的相關登記、發(fā)放工作,并填寫文件清單以便于核對文件版本和檢索。應確保文件使用的各場所都得到相關文件的最新版本。安全生產相關文件的發(fā)放范圍由行政行政部提出,企業(yè)主管領導或主要負責人批準后,由安全員發(fā)放。安全生產相關文件的發(fā)放、回收均要填制文件發(fā)放、回收記錄。企業(yè)建立局域網并實行無紙化辦公的,按照文件網上流轉程序實施文件的收發(fā)。政策性方面主要的法律、法規(guī)、標準、規(guī)范、規(guī)章等由職能部門負責收集、整理、識別、登記,填制法律、法規(guī)與其他要求清單。

      4.5、安全生產相關文件的評審、修訂

      企業(yè)安全管理規(guī)章制度、安全操作規(guī)程、應急預案等應每年由原組織編制單位組織評審,對安全管理規(guī)章制度、安全操作規(guī)程、應急預案等的適用性、可操作性、合規(guī)性等進行評估。經評估需修訂的,或者由建議修訂的部門提出修訂意見和建議,由編制單位進行修訂、完善后按原審批程序進行發(fā)布。文件評審組織部門應保存文件評審和修訂的記錄。對少量的變動可由更改人采用“劃線更正法”進行更改,當一頁有三處以上(含三處)的更改時,采取換頁的方式進行并標注修改次數(shù)。安全生產相關文件的版次號從1開始順序標注。當文件出現(xiàn)重大或多次修訂、機構發(fā)生重大調整等情況時,對體系文件作整體換版處置,并做出相應的換版標注。所有安全生產相關文件的修訂方式由安全保衛(wèi)科在文件修訂記錄注明“更改方式”和“負責更改的人員”。

      4.6、安全生產相關文件的領用、借閱和復制 安全生產相關文件領用人應在發(fā)放記錄中簽字。因破損需重新領用文件的,由文件使用部門向文件發(fā)放部門提出申請后,以舊換新。若發(fā)生文件遺失,由遺失單位提出申請,經行政行政部負責人審批同意后方可補發(fā)。內外部人員借閱與安全管理體系有關的文件時,應填寫文件借閱復制記錄,由行政行政部負責人批準;內外部人員需復制安全管理體系文件時,由分管領導批準。

      4.7、安全生產相關記錄的格式設計和填寫

      各部門專用的記錄格式,由各部門組織設計編制并經部門負責人審批后交安全保衛(wèi)部備案。記錄表格樣式的設計應能充分反映規(guī)定的活動,滿足支持性文件的有關要求。一般應包括:名稱、編號、日期、項目、數(shù)據(jù)、描述必要的結果、填寫部門、填寫人員、說明等。安全生產相關記錄填寫要及時、準確、真實、內容完整、字跡清晰、不得隨意涂改。不得用鉛筆和圓珠筆填寫;如因某種原因不能填寫的項目,將該項用斜杠(/)劃去;各相關欄目責任人簽名不允許空白。如因筆誤或計算錯誤要修改原數(shù)據(jù),應采用單杠劃去原數(shù)據(jù),在其附近用黑色鋼筆或碳素筆填入更改后的數(shù)據(jù),簽署更改人的姓名(或加蓋印章)、日期。

      4.8、安全生產相關文件保管、作廢與銷毀

      安全生產相關文件由編制部門或使用部門分類進行保管。需歸檔保存的安全生產相關文件,每年或項目完成時向檔案行政部門及時歸檔。受控的安全生產相關文件失效或因其它原因需要作廢時,由原發(fā)放部門提出申請經領導批準后方可作廢,作廢的文件應及時從使用場所撤出,需保存的加蓋“作廢留存”印章,確保防止作廢文件的非預期使用。對要銷毀的作廢文件,由原發(fā)放部門填寫文件記錄銷毀清單,經分管領導批準后方可銷毀。方式有:撕毀、燒毀、磁盤格式化,損壞光盤等。

      4.9、安全生產檔案的分類

      歸檔材料應是在生產過程中形成的與安全生產有關的各種文件、規(guī)章制度、技術資料、原始記錄、圖片、圖紙等資料。應對下列主要安全生產資料實行檔案管理:

      (1) 安全生產目標;

      (2) 機構和職責;

      (3) 安全投入;

      (4) 法律法規(guī)和管理制度;

      (5) 培訓教育;

      (6) 設備設施、工藝信息;

      (7) 作業(yè)安全;

      (8) 隱患排查;

     。9) 重大危險源監(jiān)控;

      (10) 職業(yè)健康;

      (11) 應急救援;

      (12) 事故調查、報告和處理;

      (13) 績效評定和持續(xù)改進。

      4.10、安全生產檔案收集與移交的基本要求

      歸檔材料應確保完整、準確真實、系統(tǒng)規(guī)范,反映企業(yè)安全生產各項活動的真實內容和歷史過程。歸檔材料應按照國家有關檔案管理的規(guī)定、標準和要求,進行整理、編目造冊。具有重要保存價值的電子文件,應與內容相同的紙質文件同時歸檔。

      4.11、安全生產歸檔時間

      各部門在安全生產活動過程中形成的材料可以按年歸檔,也可按項目活動內容歸檔。

      4.12、安全生產檔案保存期限

      安全生產檔案保管期限分為永久、長期(1—5)年、短期(1年以下)三種。檔案管理人員調動工作時,必須辦理完安全生產檔案移交手續(xù)后方可離崗。

      4.13、安全生產檔案的利用

      借閱、復制有密級的安全生產檔案,必須按照國家有關保密的法律和法規(guī)辦理。 安全生產檔案利用中,要處理好安全生產檔案保密和利用的關系,既要保護企業(yè)的知識產權和商業(yè)秘密,保障企業(yè)的合法權益不受損害,又要充分發(fā)揮檔案的指導、借鑒等積極作用。在提供、利用、公布檔案時,不得損害國家利益和他人的合法權益。

      5.風險評估

      5.1管理缺陷

      5.2無本項制度,本企業(yè)的資料管理工作無法實現(xiàn)科學化、標準化、規(guī)范化,無法提供真實可靠的安全技術資料,從而無法指導今后的安全工作以及對領導工作的決策提供依據(jù),間接導致事故發(fā)生。

    檔案安全的管理制度12

      一、認真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》,以及其他有關檔案管理工作的規(guī)定。

      二、各種檔案必須科學管理,存放有序,查找方便。

      三、嚴格執(zhí)行保密制度,做好檔案安全保密工作。

      四、凡已入檔的各類檔案,統(tǒng)一分類登記、科學管理,妥善存放,并制定案卷目錄等索引查詢工具。

      五、對收來的檔案要辦理好交接手續(xù),及時登記、分類、對號入座,檔案資料要經常核對,做到賬簿相符。

      六、非檔案工作人員未經許可,不得擅自進入檔案室。

      七、做好防火、防水、防潮、防盜、防有害生物、防塵、防光、防高溫等工作,定期檢查保管情況,確定檔案室的安全,做好無丟失、無霉變、無蟲蛀、無差錯。

      八、本單位人員借閱檔案室須經領導同意后辦理借閱登記簽字手續(xù)。并注明歸還日期,方可借閱。

      九、外單位借閱檔案,須持單位介紹信,注明利用目的`,經領導同意,才能借閱。

      十、檔案管理員每周對管理的檔案進行細致的賬簿核對,及時催促外借檔案的歸檔。

    檔案安全的管理制度13

      說明:為規(guī)范化、制度化和統(tǒng)一化作業(yè)行為,使人員管理工作有章可循,提高工作效率和責任感、歸屬感,特此編寫。

      一、目的

      為規(guī)范和加強公司安全生產檔案(臺賬)管理工作,確保各項安全生產檔案(臺賬)的準確和完善,通過安全生產檔案(臺帳)的記錄、整理和歸檔,不斷增強安全管理工作的針對性、系統(tǒng)性和可追溯性,提高公司安全生產監(jiān)督管理水平,特制定本制度。

      二、適用范圍本制度適用于天津鋼鐵集團有限公司所屬各部門。

      三、管理內容和要求

      執(zhí)行原則本制度所稱的安全生產檔案(臺帳),是指各單位、部門安全生產管理過程中形成的具有保存價值的各種文字資料、圖表、聲像、電子等不同形式的歷史記錄。

      四、管理職責

      4.1安全管理部

      1.負責公司安全生產檔案(臺賬)的綜合管理工作,對各生產職能部室的檔案管理工作進行監(jiān)督、檢查。

      2.負責貫徹執(zhí)行《安全生產法》、《檔案法》等有關法律、法規(guī)和方針政策,組織制定實施公司安全記錄歸檔和保管、使用、統(tǒng)計等有關規(guī)章制度。

      3.負責安全生產檔案(臺賬)的歸口管理工作,明確本專業(yè)所涉及安全記錄的編制、填寫、保存等具體要求。

      4.負責對涉及安全生產檔案管理要求的相關單位、部室進行監(jiān)督、檢查和提供業(yè)務指導

      5.各部門負責貫徹執(zhí)行公司下達的各項安全規(guī)章制度及管理標準。落實公司下達的檔案工作要求和有關部署,在業(yè)務上接受公司職能部門的指導和檢查。

      6.安全部門負責填寫、收集、整理、保管、利用本單位、部G門在安全生產管理活動中形成的各類記錄。

      五、管理規(guī)定安全生產檔案(臺帳)資料分為以下類別:

      1.安全生產領導小組人員名單及變動記錄;

      2.安全生產組織機構、安全生產管理網絡圖等

      3.安全生產責任制度、安全生產管理制度等文件

      4.與工種崗位和設備工具相對應的安全操作規(guī)程和使用規(guī)程

      5.上級有關安全生產監(jiān)督管理部門制定和下發(fā)的制度性文件、通知、通報等;

      6.安全管理人員花名冊、注冊安全工程師花名冊及相關身份證明、資格證書;

      7.年(季)度安全生產工作總結和計劃、階段性安全生產工作總結和計劃;

      8.與主管單位及內部各班組簽訂的安全生產目標管理責任書,安全生產責任目標分解、執(zhí)行、驗收、考核記錄; 9安全生產競賽、活動記錄;

      10安全防護用品、工具、裝備登記表;

      六、其它與安全工作有關的`記錄。

      1.安全宣傳教育培訓計劃、學習、活動資料;

      2.三級安全教育資料、試卷;

      3.全員教育、專項教育記錄;

      4.特種作業(yè)人員教育培訓計劃、資料,特種作業(yè)人員登記管理臺帳

      5.其它安全教育工作記錄。

      七、安全會議臺帳包括以下方面內容

      1.安全生產會議記錄、紀要安全生產工作例會會議記錄、紀要;

      2.根據(jù)安全生產工作需要,臨時組織的各類會議,包括傳達貫徹上級文件,收看收聽電視電話會議等記錄、紀要;

      八、職業(yè)病防治管理工作記錄。

      1.職業(yè)衛(wèi)生目標管理和責任制,單位負責人及管理人員職業(yè)衛(wèi)生培訓證明(復印件);

      2.職業(yè)衛(wèi)生管理制度,職業(yè)病防治法律、法規(guī)、規(guī)范、標準、文件;

      3.年度職業(yè)病防治計劃與實施方案,包括個人防護用品發(fā)放使用記錄,放射源管理登記表,檢測用具、工具登記、校驗等管理記錄,劑量筆發(fā)放登記管理記錄,職業(yè)健康檢查和職業(yè)病診斷結果等,職業(yè)衛(wèi)生宣傳教育培訓記錄(培訓計劃、培訓考核記錄、宣傳圖片、紙質和攝錄像資料)等;

      4.用人單位職業(yè)健康監(jiān)護檔案,職工個人職業(yè)健康監(jiān)護檔案,接觸職業(yè)危害人員登記表及體檢記錄(上崗前、在崗、離崗時職業(yè)健康檢查表),職業(yè)病人登記表,職業(yè)病人診斷證明書等;

      九、安全生產檢查、隱患排查治理臺帳

      1.專業(yè)安全檢查、季節(jié)性安全檢查、重大節(jié)假日安全檢查記錄及考核記錄(或安全檢查表);

      2.專項安全檢查及考核記錄(或安全檢查表);

      3.日常、綜合性安全檢查及考核記錄(或安全檢查表);

      4.隱患檢查記錄、隱患排查治理(計劃)登記表;

      5.隱患整改通知書、指令書、整改記錄;

      十、其它與安全檢查、隱患排查工作有關的記錄。

      1.事故應急預案管理臺帳

      2.應急救援機構(隊伍);

      3.應急預案及目錄清單;

      4.應急預案評估報告;

      5.應急物資裝備清單;

      6.應急預案演練記錄;

      十一、生產安全事故管理檔案包括以下方面內容

      1.職工傷亡事故登記表;

      2.職工傷亡事故、事故調查報告;

      3.事故調查分析會議記要;

      4.工傷認定批復書;

      5.其他有關記錄。

      十二、安全生產檔案(臺帳)管理要求安全生產檔案(臺帳)紙質文件材料應齊全完整,字跡清晰,日期明確,簽認手續(xù)完備。

      1.要確定專人負責安全生產檔案(臺帳)的記錄、收集和整理。

      2.各單位安全生產檔案(臺帳)應分類存檔,按時間順行(以年度為界),每年年終將安全生產檔案(臺帳)裝訂成冊。

      3.安全生產檔案的保存期限和本規(guī)定未涉及的其它安全生產檔案(臺帳)執(zhí)行公司相關文件管理規(guī)定。

      4.公司安全管理部對各生產經營單位安全生產檔案(臺帳)的建立情況,定期進行督促、檢查,檢查時間為半年度一次。

      5.本制度由公司安全管理部負責解釋。

      十三、本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行。

    檔案安全的管理制度14

      檔案室安全管理制度:

      1、檔案室是學校黨政文書資料、人事檔案、學生學籍檔案保存使用的'場所,列為學校安全管理要害部位,工作人員應特別做好安全工作。

      2、檔案室是機密部位,非工作人員未經批準,不得隨便進入室內。

      3、各類資料進入檔案室,必須嚴格登記制度、借還制度,機密資料、人事檔案嚴防丟失、嚴防泄密事件的發(fā)生。

      4、檔案室應通風、透氣、干燥,做好防濕、防蟲蛀的工作。

      5、室內消防器材、報警設備常年完好,性能良好有效。

      6、嚴禁將任何火種帶入室內,任何人不準在檔案室內吸煙。

      7、門窗堅固防盜,工作人員隨手關窗鎖門,假期、節(jié)日要特別加強看護,確保安全。

    檔案安全的管理制度15

     。ㄒ唬┠康

      建立主要安全生產過程、事件、活動、檢查的安全記錄檔案,并加強對安全記錄的有效管理,充分利用文件和檔案信息資源,為安全生產服務,規(guī)范安全生產文件檔案材料保管借閱銷毀程序,特制定本規(guī)定。

     。ǘ┻m用范圍

      本制度適用于公司的文件、檔案管理。

     。ㄈ┮(guī)范性引用文件

      《中華人民共和國安全生產法》

      《中華人民共和國檔案法》

     。ㄋ模┞氊

      1、行政人事處負責公司安全文件和檔案的日常管理。

      2、公司各部門負責本部門的安全記錄和檔案的管理。

      (五)管理要求

      1.檔案管理范圍

      1.1公司對涉及主要安全生產過程、事件、活動、檢查的安全生產資料(包括文件和記錄)定期歸檔,實施檔案管理。

      1.2對一般的安全記錄按公司的《記錄控制程序》執(zhí)行。

      2.保管事項

      2.1公司的安全生產文件和檔案的保管,要符合國家文件和檔案管理要求,有文件柜存檔的`文件,使用文件夾檔案袋存柜,分類清楚合理,便于查閱,做到防火防潮防鼠防蛀清潔通風干燥。

      2.2重要的文件檔案,要按時歸檔,存放在公司檔案室。

      2.3一般文件、記錄,由各分廠、處室自行按規(guī)定保管。

      2.4保管檔案的場所要做到有專人負責、配備滅火器材,標示嚴禁煙火標志。

      2.5檔案箱、柜;鑰匙專人保管。無關人員不得進入檔案室。

      2.6完善安全保管措施,防止檔案人為或自然的損壞。

      2.7案資料的保管和存放應科學、規(guī)范,便于查找。

      3.歸檔時間

      3.1辦理完畢的文件,按工作階段性進行歸檔。

      3.2按年度形成的文件,第二年上半年歸檔。

      3.3凡是有法律效用的文件材料,一經識別就立即歸檔。

      3.4凡是有機密性的文件,隨時形成,隨時歸檔。

      4.文件和檔案保存形式檔案用紙張形式保管。

      5.安全檔案的借閱

      5.1凡本公司職工因工作需要查閱技術文件檔案,技術人員登記后方可查閱,其它人員須部門負責人批準,并經檔案員同意后,方可查閱;如查閱財務數(shù)據(jù)、考勤、工資等須部門分管領導批準,并經檔案員同意后,方可查閱;查閱其它文件的,須部門主管批準,并經檔案員同意后,方可查閱。

      5.2查閱檔案需辦理登記手續(xù),原件不外借,確因工作需要,須經主管部門批準,予以復制。

      5.3公司重要的文件、技術資料、合同(協(xié)議),未經公司領導批準同意,任何人不得查閱、借閱。

      5.4專業(yè)工具書,一律實行先歸檔保存,再辦理借閱手續(xù),如長期使用的,部門內部應自備一本。

      5.5外單位來公司查閱檔案、資料,必須得到分管副總經理以上領導的批準同意。

      5.6每次借閱檔案資料時間最長為半個月,可以續(xù)借,到期由檔案室人員負責催討,如須長期使用的部門內部則復印予以備份,并保證文件內容不得外泄。

      5.7查閱、借閱檔案資料人員,要愛護公司財產,使用過程中嚴禁在檔案、資料上劃線、標號涂改、抽取等損害檔案、資料的情況發(fā)生,違者嚴肅處理。

      6.保密事項

      6.1檔案管理人員要自覺遵守保密紀律,檔案內容不外傳。嚴禁任何人私自保管檔案。

      6.2對公司下發(fā)的保密文件及重要會議材料各部門進行妥善保管,并進行登記管理,不得亂扔亂放

      6.3保密文件的復制必須履行審批、登記手續(xù)。要嚴格按照批準的份數(shù),不得擅自多印留存。復制文件應按原文密級進行管理,復制中形成的廢頁應作為密件銷毀。

      6.4絕密級文件、資料和密碼電報不得全文抄錄,確因工作必須摘抄的,須經公司領導批準,并履行登記手續(xù)。未經同意,不得擅自復印、翻印和摘抄。

      6.5報廢的、過期的檔案材料及檔案工作中形成的不需進檔的草稿紙,要進行登記,經主管領導審批,送往有關地點監(jiān)督銷毀,確保保密安全。

      6.6對夠不上密級又不宜公開的檔案,可劃為“內部”。

      6.7密級和保密期限的確定和變更以及解密,必須經公司分管領導審核批準。

      6.8查閱“絕密”檔案必須由總經理批準,未經批準不得復制和摘抄。

      6.9“絕密”檔案必須放在保險柜中單獨存放。

      6.10定期檢查檔案保密工作,發(fā)現(xiàn)問題及時處理。檔案人員應嚴格遵守保密紀律,防止泄密事件發(fā)生,對造成泄密事件的責任者,要視情節(jié)嚴肅處理。

      7.修改、補充事項

      7.1修改、補充科技檔案,必須填寫修改、補充申請單,并經分管副總經理以上領導審批后,方可修改,任何個人或部門不得擅自改動。

      7.2檔案室必須對自己歸檔的科技檔案的修改,進行監(jiān)督和檢查。

      8.銷毀

      8.1檔案室對已保管期滿,擬銷毀檔案提出存毀的初步意見,并對擬銷毀檔案按類別登記,由專業(yè)技術人員和檔案人員共同鑒定檔案,確定銷毀或續(xù)存,分別送交分管副總經理以上領導進行初審。

      8.2匯總初審意見,編造檔案銷毀清單。銷毀清單是準備銷毀案卷的登記簿。同時還應該撰寫一份銷毀檔案的書面報告。

      8.3銷毀清單連同銷毀檔案的書面報告送交公司總經理審核批準。

      8.4銷毀時要進行監(jiān)銷。

      經鑒定批準銷毀的檔案,必須送指定地點銷毀,不準出賣或做其它用;銷毀檔案時必須派專人護送到指定地點,由兩人(或兩人以上)監(jiān)督銷毀,并在銷毀清單上注明"已銷毀"字樣和銷毀日期,監(jiān)銷人要簽名蓋章,以示負責。經審查不準銷毀的檔案仍繼續(xù)保存,并再銷毀清單上詳細注明。

      8.5檔案銷毀的具體工作由辦公室承辦,并將銷毀清單歸檔。

      對已到保存期限安全生產文件和檔案材料,由公司生產技術處或相關部門提出申請,由公司分管領導及相關負責人審核簽批,對審批同意銷毀的材料,由公司生產技術處或相關部門銷毀,并在銷毀記錄上簽字。

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